Khối lượng hồ sơ thủ tục hành chính ngày càng tăng cùng yêu cầu giải quyết trên môi trường số đang đặt ra những đòi hỏi mới đối với hạ tầng công nghệ và khả năng kết nối dữ liệu. Thực tế vận hành cho thấy, bên cạnh kết quả tích cực trong cải cách hành chính, việc hoàn thiện các hệ thống dùng chung và tăng cường liên thông dữ liệu sẽ là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng phục vụ người dân trong thời gian tới.
Trong quá trình triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Việt Yên duy trì việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính tập trung trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính. Công tác phối hợp giữa các bộ phận chuyên môn được thực hiện chặt chẽ, góp phần bảo đảm tiến độ xử lý hồ sơ.
Địa phương hiện bố trí 9 công chức và 1 nhân viên bưu điện làm việc tại Trung tâm. Việc phân công nhiệm vụ được thực hiện theo hướng rõ người, rõ trách nhiệm; đội ngũ cán bộ thường xuyên được quán triệt về kỷ luật, kỷ cương hành chính và văn hóa công vụ, lấy mức độ hài lòng của người dân làm một trong những tiêu chí đánh giá chất lượng thực thi nhiệm vụ.
Khối lượng hồ sơ lớn tạo áp lực cho hệ thống
Trong 6 tháng đầu năm 2026, Trung tâm tiếp nhận 17.342 hồ sơ thủ tục hành chính, bình quân gần 3.000 hồ sơ mỗi tháng. Tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng và trước hạn đạt 100%, không phát sinh hồ sơ quá hạn; tỷ lệ tiếp nhận trực tuyến đạt trên 98%, toàn bộ hồ sơ được số hóa khi tiếp nhận và 100% hồ sơ có phát sinh nghĩa vụ tài chính được thanh toán trực tuyến.
Khối lượng hồ sơ lớn cho thấy nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính của người dân, doanh nghiệp ngày càng tăng, đồng thời cũng tạo áp lực đối với đội ngũ cán bộ và các nền tảng công nghệ phục vụ xử lý hồ sơ.
Phường Việt Yên ra mắt thí điểm mô hình “Tổ dân phố số”
Theo đánh giá của địa phương, tại những thời điểm cao điểm, lượng hồ sơ phát sinh lớn khiến cán bộ phải xử lý với cường độ cao. Một số trường hợp người dân chưa nắm đầy đủ thành phần hồ sơ nên vẫn phát sinh hồ sơ phải bổ sung hoặc trả lại, làm tăng thời gian hướng dẫn và tiếp nhận.
Bên cạnh yếu tố con người, việc khai thác dữ liệu số hóa giữa các hệ thống hiện chưa phát huy hết hiệu quả. Dữ liệu đã được số hóa nhưng việc kết nối, chia sẻ và tái sử dụng còn hạn chế, khiến một số thông tin vẫn phải kiểm tra hoặc cập nhật nhiều lần trong quá trình xử lý hồ sơ.
Cần nâng cao khả năng liên thông giữa các hệ thống
Một trong những khó khăn được địa phương phản ánh là hệ thống thống kê, báo cáo trên phần mềm giải quyết thủ tục hành chính còn thiếu chức năng và hoạt động chưa thật sự ổn định. Có thời điểm việc truy cập chậm hoặc đồng bộ dữ liệu chưa kịp thời đã ảnh hưởng đến công tác tổng hợp số liệu và theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ.
Bên cạnh đó, hệ thống báo cáo của một số bộ, ngành cũng chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu khai thác thông tin của địa phương. Điều này khiến cán bộ phải thực hiện thêm nhiều thao tác thủ công khi xây dựng báo cáo định kỳ và kiểm tra số liệu.
Từ thực tế vận hành, địa phương đề nghị các bộ, ngành tiếp tục nâng cấp hạ tầng kỹ thuật và phần mềm giải quyết thủ tục hành chính; bổ sung các chức năng thống kê, trích xuất báo cáo linh hoạt; đồng thời tăng cường kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống để khai thác hiệu quả nguồn dữ liệu đã được số hóa.
Địa phương cũng kiến nghị UBND tỉnh chỉ đạo các sở, ngành tiếp tục phối hợp rà soát, tổng hợp những khó khăn trong quá trình sử dụng hệ thống; tăng cường tập huấn, hỗ trợ kỹ thuật và kịp thời phản ánh các vướng mắc đến cơ quan có thẩm quyền để xử lý.
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc nâng cấp hạ tầng công nghệ và hoàn thiện các nền tảng dùng chung không chỉ giúp giảm áp lực cho đội ngũ cán bộ mà còn tạo điều kiện để dữ liệu được khai thác hiệu quả hơn, qua đó rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.
