Sau khi vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp, xã Đồng Việt, tỉnh Bắc Ninh đứng trước áp lực mới khi quy mô dân số và khối lượng công việc đều tăng lên. Nhưng địa phương đang lựa chọn một hướng đi không hề dễ dàng: đưa dịch vụ công đến gần người dân hơn, từ Trung tâm Phục vụ hành chính công đến từng thôn, xóm.
Ảnh minh họa.
Đổi cách làm để người dân đỡ vất vả, không để hồ sơ chậm
Gần 8 giờ sáng, khu vực tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đồng Việt đã khá đông người dân đến giao dịch. Dù lượng công dân đông nhưng không có cảnh chen chúc hay sốt ruột chờ đợi.
Sau lớp kính giao dịch, máy tính, máy quét và máy in hoạt động gần như liên tục. Hồ sơ được tiếp nhận, số hóa rồi chuyển xử lý ngay trên hệ thống điện tử. Ở khu vực chờ, người dân ngồi theo hàng ghế, theo dõi số thứ tự đến lượt mình. Không khí làm việc trật tự, gọn gàng, khác với hình dung quen thuộc về những nơi giải quyết thủ tục hành chính đông người.
Điều dễ nhận thấy là Đồng Việt không chỉ dừng lại ở việc duy trì cơ chế một cửa. Địa phương đang tìm nhiều cách để người dân bớt thời gian đi lại, bớt công chờ đợi.
Bên cạnh hoạt động thường xuyên của Trung tâm Phục vụ hành chính công, xã triển khai mô hình “Ngày thứ Sáu không chờ”, “Ngày Chủ nhật vì dân” và hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục hành chính tại nơi cư trú thông qua lực lượng tình nguyện viên, hỗ trợ trực tuyến qua điện thoại và Zalo.
Với các thủ tục như đăng ký khai tử, cấp bản sao giấy khai sinh, trích lục hộ tịch, chứng thực chữ ký hoặc chứng thực bản sao từ bản chính, người dân có thể được giải quyết và nhận kết quả ngay trong ngày nếu hồ sơ đầy đủ. Đây là những thủ tục phát sinh thường xuyên trong đời sống, vì vậy việc rút ngắn thời gian giải quyết mang lại hiệu quả thiết thực.
Đằng sau những mô hình này là sự thay đổi trong cách phục vụ. Thay vì để người dân thích nghi với bộ máy hành chính, chính quyền chủ động điều chỉnh phương thức làm việc để phục vụ người dân thuận tiện hơn.
Sau khi sắp xếp đơn vị hành chính, xã Đồng Việt có hơn 26.700 người với trên 7.000 hộ dân. Quy mô dân số tăng kéo theo nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính tăng lên đáng kể.
Trung tâm Phục vụ hành chính công xã hiện có 8 công chức, gồm một Phó Giám đốc và 7 công chức chuyên môn được bố trí theo từng lĩnh vực. Trong điều kiện khối lượng công việc lớn hơn trước, địa phương tiếp tục duy trì việc công khai đầy đủ thủ tục hành chính, cập nhật 100% hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, đồng thời đẩy mạnh số hóa hồ sơ và hướng dẫn người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến ngay từ khâu tiếp nhận.
Nhờ đó, hoạt động giải quyết thủ tục hành chính vẫn được duy trì ổn định. Trong gần sáu tháng đầu năm 2026 (từ ngày 1/1 đến 15/6), Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đồng Việt tiếp nhận 3.621 hồ sơ. Toàn bộ hồ sơ được tiếp nhận trực tuyến, đạt tỷ lệ 100%. Con số này có ý nghĩa đặc biệt khi đặt cạnh mục tiêu địa phương từng đề ra là phấn đấu đạt trên 60% hồ sơ trực tuyến. Chỉ sau chưa đầy một năm, tỷ lệ hồ sơ trực tuyến đã đạt mức tuyệt đối. Điều đó cho thấy không chỉ bộ máy hành chính thay đổi mà người dân cũng đang từng bước hình thành thói quen sử dụng dịch vụ công trên môi trường số.
Trong tổng số 3.621 hồ sơ tiếp nhận, Trung tâm đã giải quyết và trả kết quả 3.574 hồ sơ. Đáng chú ý, có tới 3.472 hồ sơ được giải quyết trước hạn, chiếm 97,15%; 102 hồ sơ được giải quyết đúng hạn, chiếm 2,85%; không phát sinh hồ sơ quá hạn.
Một hồ sơ phải bổ sung và 19 hồ sơ bị từ chối giải quyết do chưa đáp ứng điều kiện. Tỷ lệ này cho thấy việc hướng dẫn, rà soát hồ sơ ngay từ đầu được thực hiện khá chặt chẽ, hạn chế tình trạng hồ sơ phải đi lại nhiều lần.
Nếu như trước đây việc số hóa hồ sơ còn là mục tiêu phấn đấu thì nay đã trở thành công việc thường xuyên. Toàn bộ 3.621 hồ sơ được số hóa ngay khi tiếp nhận. Việc thu phí, lệ phí được thực hiện bằng hình thức thanh toán trực tuyến với 3.210 hồ sơ phát sinh nghĩa vụ tài chính, đạt 100%. Tỷ lệ cấp kết quả điện tử đạt 88,65%.
Một tín hiệu tích cực khác là trong 6 tháng đầu năm, địa phương không phát sinh phản ánh, kiến nghị của người dân qua đường dây nóng hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia liên quan đến việc giải quyết thủ tục hành chính.
Đối với cơ quan hành chính cơ sở, đây là phản ánh sự hài lòng của người dân đối với thái độ phục vụ và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ công chức.
Cán bộ xã Đồng Việt hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục hành chính tại Nhà văn hóa thôn.
Đưa chuyển đổi số về tận thôn
Dù đạt kết quả tích cực, Đồng Việt không xem đó là đích đến. Cuối tháng 6 vừa qua, xã lựa chọn thôn Tiên La xây dựng mô hình điểm “Thôn ứng dụng hiệu quả chuyển đổi số, hỗ trợ người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến”.
Cách làm này xuất phát từ thực tế. Dù tỷ lệ hồ sơ trực tuyến đạt mức cao, vẫn còn không ít người cao tuổi hoặc người ít tiếp xúc với công nghệ gặp khó khăn khi thực hiện các thao tác trên môi trường số. Thay vì chờ người dân đến Trung tâm Phục vụ hành chính công, xã huy động lực lượng công an, đoàn thanh niên, tổ công nghệ số cộng đồng, cán bộ chuyên môn và ban quản lý thôn trực tiếp hỗ trợ người dân cài đặt VNeID, sử dụng chữ ký số, thanh toán không dùng tiền mặt và thực hiện dịch vụ công trực tuyến.
Ngay sau lễ ra mắt mô hình, các thành viên tổ công tác đã trực tiếp hướng dẫn người dân thực hành trên điện thoại thông minh, giải đáp những vướng mắc cụ thể và hỗ trợ những trường hợp gặp khó khăn trong tiếp cận công nghệ số.
Đây không đơn thuần là hoạt động hỗ trợ kỹ thuật. Xa hơn, Đồng Việt đang từng bước xây dựng kỹ năng số trong cộng đồng dân cư, giúp người dân chủ động thực hiện các thủ tục hành chính thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào cán bộ tiếp nhận hồ sơ.
Thực tế cũng cho thấy, khi người dân có thể tự nộp hồ sơ, tự thanh toán trực tuyến và tự theo dõi tiến độ giải quyết, áp lực đối với Trung tâm Phục vụ hành chính công sẽ giảm đi đáng kể. Đây là hướng đi phù hợp trong bối cảnh khối lượng công việc ngày càng lớn nhưng biên chế không tăng.
Tuy nhiên, xã Đồng Việt vẫn còn những khó khăn như: một số phần mềm chuyên ngành chưa đồng bộ; hệ thống giải quyết thủ tục hành chính có thời điểm vận hành chậm; chưa bố trí được cán bộ công nghệ thông tin chuyên trách; diện tích Trung tâm Phục vụ hành chính công còn hạn chế. Bên cạnh đó, một bộ phận người dân vẫn chưa quen với thanh toán trực tuyến hoặc thao tác trên môi trường số.
Đó là những vấn đề không riêng Đồng Việt gặp phải trong quá trình chuyển đổi số hiện nay. Địa phương kiến nghị tiếp tục hoàn thiện hạ tầng công nghệ thông tin, nâng cấp hệ thống phần mềm dùng chung, tăng cường đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ công chức và đẩy mạnh các hoạt động hỗ trợ người dân tiếp cận dịch vụ công trực tuyến.
Điều đáng chú ý là Đồng Việt không chỉ tập trung vào hạ tầng kỹ thuật mà còn quan tâm đến “hạ tầng con người”. Bởi chuyển đổi số sẽ khó thành công nếu người dân chưa thực sự làm chủ các công cụ số.
Buổi chiều, lượng người đến giao dịch ít hơn. Những bộ hồ sơ cuối cùng tiếp tục được số hóa trước khi chuyển xử lý trên hệ thống. Một ngày làm việc ở Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đồng Việt khép lại khá bình thường. Nhưng phía sau sự bình thường ấy là những thay đổi đang diễn ra từng ngày trong cách phục vụ người dân.
Quang Minh
