Phường Tân An là một trong những đơn vị hành chính mới có diện tích rộng, dân số đông, yêu cầu quản lý nhà nước đa dạng và khối lượng hồ sơ thủ tục hành chính phát sinh lớn. Trong bối cảnh đó, việc tổ chức bộ máy, ổn định hoạt động và bảo đảm phục vụ người dân, tổ chức được đặt lên hàng đầu.
Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Tân An.
Phường Tân An được thành lập trên cơ sở sáp nhập địa giới hành chính của phường Tân An cũ và các xã Trí Yên, Lãng Sơn, Quỳnh Sơn, với tổng diện tích tự nhiên 42,87 km² và quy mô dân số 37.816 người, hình thành 42 tổ dân phố.
Ngay sau khi đi vào hoạt động từ ngày 01/7/2025, Đảng ủy, HĐND, UBND phường Tân An đã tập trung cao cho công tác kiện toàn tổ chức bộ máy và cơ quan chuyên môn. Các nhiệm vụ quan trọng liên quan đến sắp xếp nhân sự, bố trí cán bộ, công chức, viên chức và người lao động được triển khai khẩn trương, bảo đảm nguyên tắc, đúng quy định. Toàn thể đội ngũ cán bộ được quán triệt tinh thần chủ động vượt khó, nhanh chóng thích ứng với mô hình quản lý mới, đoàn kết triển khai các nhiệm vụ phát triển kinh tế – xã hội và phục vụ nhân dân. Nhờ sự vào cuộc quyết liệt ngay từ đầu, hoạt động của phường đã từng bước đi vào ổn định, đặc biệt là công tác tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.
Việc sắp xếp lại đơn vị hành chính không chỉ góp phần tinh gọn bộ máy mà còn khắc phục tình trạng chồng chéo trong quản lý trước đây. Quy mô tổ chức được thu gọn đồng nghĩa với việc nguồn lực về con người, công nghệ và trang thiết bị được tập trung hơn. Trung tâm Phục vụ hành chính công của phường được đầu tư theo hướng hiện đại, đồng bộ, tạo điều kiện cải thiện rõ rệt năng lực tiếp nhận và xử lý hồ sơ. Việc phân bổ hợp lý nguồn lực giúp giảm chi phí vận hành, tăng hiệu quả làm việc và nâng cao chất lượng phục vụ. Người dân và tổ chức khi đến giải quyết thủ tục hành chính tại phường đánh giá cao quy trình tiếp nhận minh bạch, dễ theo dõi và thuận tiện hơn so với trước.
Tuy nhiên, quá trình sáp nhập địa giới hành chính cũng đặt ra không ít khó khăn. Phường mới với địa bàn rộng, dân số đông kéo theo nhu cầu thực hiện thủ tục hành chính gia tăng đột biến. Nếu nguồn nhân lực không tương xứng hoặc hạ tầng công nghệ không được đầu tư kịp thời, tình trạng quá tải có thể xảy ra, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giải quyết hồ sơ. Bên cạnh đó, một bộ phận người dân chưa quen với việc nộp hồ sơ trực tuyến, chưa thành thạo thao tác trên Cổng dịch vụ công, dẫn đến số lượng hồ sơ cần hỗ trợ trực tiếp vẫn ở mức cao. Kinh phí đầu tư trang thiết bị, bảo trì hệ thống công nghệ thông tin, đường truyền, phần mềm… cũng là thách thức đối với ngân sách địa phương, đòi hỏi phương án sử dụng hiệu quả và tiết kiệm.
Trong bối cảnh vừa có thuận lợi vừa gặp nhiều khó khăn như vậy, phường Tân An đã nỗ lực triển khai đồng bộ các giải pháp, quyết tâm không để hồ sơ thủ tục hành chính bị quá hạn. Từ ngày 01/7/2025 đến nay, bộ phận Một cửa của phường đã tiếp nhận 4.219 hồ sơ thủ tục hành chính. Đáng chú ý, có tới 3.634 hồ sơ được người dân nộp trực tuyến, chiếm 86,13% tổng số hồ sơ; chỉ còn 585 hồ sơ nộp trực tiếp tại Trung tâm, tương đương 13,67%. Đây là tỷ lệ cao đối với một đơn vị hành chính mới sáp nhập, cho thấy sự chuyển biến tích cực trong nhận thức và thói quen của người dân về việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Quan trọng hơn, toàn bộ số hồ sơ tiếp nhận đều được xử lý đúng hạn và trước hạn, không có hồ sơ nào quá hạn.
Để hỗ trợ người dân tốt hơn, phường duy trì đều đặn hoạt động hỗ trợ thực hiện dịch vụ công trực tuyến vào sáng thứ Bảy hàng tuần tại Trung tâm Phục vụ hành chính công. Đây là mô hình được người dân đánh giá rất cao nhờ sự tiện lợi, linh hoạt và thân thiện. Đội ngũ công chức trực tiếp hướng dẫn cách tạo tài khoản, nộp hồ sơ, theo dõi kết quả và sử dụng thanh toán trực tuyến, góp phần giảm thời gian đi lại và chi phí cho người dân.
Cùng với đó, Trung tâm đã phối hợp cùng Đoàn Thanh niên và Tổ trưởng các tổ dân phố triển khai hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ chế độ hưu trí tại 5 tổ dân phố, giúp người cao tuổi – nhóm có khả năng tiếp cận công nghệ thấp, được hỗ trợ kịp thời. Đến nay, đã có hơn 500 hồ sơ được tiếp nhận theo cách làm linh hoạt này. Việc đưa dịch vụ công đến gần dân hơn thể hiện rõ tinh thần phục vụ, góp phần lan tỏa hình ảnh chính quyền thân thiện, hiện đại và tận tâm.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp tục được đầu tư và nâng cấp, bảo đảm đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác. Việc tổ chức Trung tâm theo mô hình tập trung giúp tăng tính chuyên nghiệp cho đội ngũ cán bộ, đồng thời hạn chế tình trạng xử lý hồ sơ phân tán ở các bộ phận khác nhau. Các danh mục thủ tục hành chính, quy trình giải quyết, thời hạn và phí, lệ phí được công khai minh bạch, giúp người dân dễ theo dõi và giám sát. Bên cạnh đó, phường duy trì đầy đủ các kênh tiếp nhận phản ánh, kiến nghị để kịp thời điều chỉnh quy trình và nâng cao chất lượng phục vụ.
Công tác chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ thông tin tiếp tục được thúc đẩy mạnh mẽ. Việc triển khai phần mềm quản lý hồ sơ, số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính, sử dụng mã QR trong tra cứu thông tin đã góp phần rút ngắn thời gian xử lý, giảm tiếp xúc trực tiếp, hạn chế sai sót. Mặc dù còn nhiều việc cần tiếp tục hoàn thiện, song những kết quả bước đầu cho thấy hướng đi đúng trong xây dựng chính quyền số cấp cơ sở.
Có thể thấy, với sự chỉ đạo sâu sát của Đảng ủy, HĐND, UBND phường cùng sự vào cuộc trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, phường Tân An đã và đang tạo được chuyển biến rõ nét trong công tác cải cách hành chính. Việc không để hồ sơ quá hạn không chỉ phản ánh tinh thần trách nhiệm cao mà còn thể hiện cam kết của chính quyền phường trong phục vụ nhân dân. Những kết quả đạt được là nền tảng quan trọng để phường tiếp tục nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính, đẩy mạnh chuyển đổi số và hướng tới xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, hoạt động hiệu lực, hiệu quả.
Trong thời gian tới, phường Tân An sẽ tiếp tục rà soát, đánh giá chất lượng cán bộ làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công; duy trì các mô hình hỗ trợ người dân, nhất là người cao tuổi; đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin; đồng thời đẩy mạnh tuyên truyền để nâng cao nhận thức của người dân trong sử dụng dịch vụ công trực tuyến. Những giải pháp đồng bộ này sẽ góp phần giúp phường đảm bảo mục tiêu quan trọng nhất: mọi hồ sơ của người dân và tổ chức đều được giải quyết đúng hạn, hướng tới sự hài lòng và tin tưởng của cộng đồng./.
