Trước tình hình khối lượng hồ sơ đất đai gia tăng mạnh tại nhiều khu vực, đặc biệt là tại các xã, phường trung tâm, Văn phòng Đăng ký đất đai số 2 đã triển khai giải pháp phối hợp với các địa phương để cử cán bộ chuyên môn trực tiếp về làm việc tại cơ sở. Việc bố trí cán bộ ra các phường, xã được xác định là biện pháp trọng tâm nhằm giảm tải việc tiếp nhận hồ sơ đất đai cho các xã/phường trung tâm, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.
Công dân tới nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Gia Bình.
Cụ thể, lượng hồ sơ đất đai tiếp nhận tại Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai liên phường Bắc Ninh đã tiếp nhận tới 11.458 hồ sơ tại phường Kinh Bắc; Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai liên phường Thuận Thành tiếp nhận 8.718 hồ sơ tại phường Thuận Thành; và Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai liên xã Gia Bình tiếp nhận 8.259 hồ sơ tại xã Gia Bình. Đây đều là những xã, phường trung tâm, nơi tập trung số lượng lớn hồ sơ đăng ký biến động, cấp đổi, cấp lại giấy chứng nhận và các thủ tục đất đai khác.
Trong bối cảnh tốc độ đô thị hóa cao và nhu cầu thực hiện các thủ tục liên quan đến biến động đất đai, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận, tách thửa, hợp thửa tăng nhanh, các điểm tiếp nhận trung tâm thường xuyên rơi vào tình trạng quá tải. Người dân phải chờ đợi lâu, hồ sơ bị dồn ứ, trong khi cán bộ chuyên môn phải làm việc với áp lực lớn. Nhận thấy yêu cầu cấp thiết, Văn phòng Đăng ký đất đai số 2 đã chủ động trao đổi, làm việc với các phường, xã để thống nhất cơ chế phối hợp, bố trí cán bộ trực tiếp về cơ sở, giúp phân tán khối lượng hồ sơ và đảm bảo tiến độ xử lý.
Trên cơ sở thống nhất, Văn phòng Đăng ký đất đai số 2 đã cử cán bộ chuyên trách đến ngồi làm việc tại phường Võ Cường, xã Nhân Thắng và xã Song Liễu. Các cán bộ được giao nhiệm vụ tiếp nhận, hướng dẫn và xử lý bước đầu các hồ sơ liên quan đến đất đai ngay tại địa phương. Việc có cán bộ chuyên môn trực tiếp tại cơ sở đã giúp người dân được hỗ trợ kịp thời hơn, giảm đáng kể việc phải di chuyển đến phường, xã trung tâm, đồng thời hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại do thiếu thông tin hoặc chưa đúng yêu cầu.
Theo phương án phân công, phường Võ Cường được giao nhiệm vụ hỗ trợ giảm tải cho phường Kinh Bắc – nơi tiếp nhận lượng hồ sơ nhiều nhất trong khu vực liên phường Bắc Ninh. Xã Song Liễu đảm nhiệm nhiệm vụ giảm tải cho phường Thuận Thành, giúp phân bổ bớt số lượng hồ sơ đang dồn về Chi nhánh liên phường Thuận Thành. Trong khi đó, xã Nhân Thắng được chọn để giảm tải áp lực cho xã Gia Bình – đơn vị đang tiếp nhận khối lượng hồ sơ rất lớn của khu vực liên xã.
Ngay sau khi thống nhất chủ trương, các địa phương đã khẩn trương chuẩn bị đầy đủ điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị và hạ tầng kỹ thuật để bố trí nơi làm việc ổn định cho cán bộ được điều động. Khu vực tiếp nhận tại các xã, phường được sắp xếp lại theo hướng khoa học, đảm bảo kết nối thuận lợi với hệ thống nghiệp vụ chung và đáp ứng yêu cầu số hóa hồ sơ đất đai. Đồng thời, người dân được hỗ trợ tốt hơn nhờ việc bố trí bảng thông tin, hệ thống lấy số tự động, khu vực chờ, quầy hướng dẫn và tài liệu tra cứu.
Việc cử cán bộ chuyên ngành trực tiếp về làm việc tại cơ sở giúp người dân tiếp cận dịch vụ thuận tiện hơn, giảm thời gian đi lại và hạn chế tình trạng ùn ứ tại các đơn vị trung tâm. Đồng thời, khối lượng hồ sơ được phân tán hợp lý giữa các điểm tiếp nhận, góp phần nâng cao hiệu quả xử lý, đảm bảo tiến độ và chất lượng giải quyết thủ tục hành chính. Đây là giải pháp quan trọng thể hiện sự chủ động của Văn phòng Đăng ký đất đai số 2 trong công tác cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả phục vụ và hướng tới sự hài lòng của người dân trên toàn khu vực.
Trong thời gian tới, Văn phòng Đăng ký đất đai số 2 tiếp tục đánh giá tình hình phát sinh hồ sơ tại từng địa bàn để xem xét mở rộng mô hình cử cán bộ về làm việc tại các phường, xã khác. Giải pháp này được xác định là phù hợp và cần thiết, góp phần quan trọng trong việc giảm tải việc tiếp nhận hồ sơ đất đai cho các xã/phường trung tâm, đồng thời hướng tới xây dựng nền hành chính phục vụ hiện đại, chuyên nghiệp và lấy người dân làm trung tâm.
