Từ đầu năm 2026, tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Hạp Lĩnh, tỉnh Bắc Ninh, nhiều việc mới đang được triển khai: bổ sung bàn hỗ trợ số hóa hồ sơ, siết lại quy trình theo dõi thủ tục liên thông, tăng cường hướng dẫn người dân nộp hồ sơ trực tuyến ngay tại quầy. Những chuyển động này được đặt trên nền tảng kết quả của năm 2025, khi hơn 9.260 hồ sơ được tiếp nhận, gần 86% nộp trực tuyến và 98,6% được giải quyết đúng, trước hạn.
Công dân thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến qua Cổng dịch vụ công.
Buổi sáng tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Hạp Lĩnh bắt đầu từ khá sớm. Ngay cửa ra vào, máy lấy số thứ tự thường xuyên hoạt động. Trong phòng chờ, những hàng ghế kín chỗ. Người cao tuổi cẩn thận cầm tập hồ sơ giấy; vài người trẻ vừa chờ đến lượt vừa thao tác trên điện thoại, kiểm tra thông tin hồ sơ đã nộp qua Cổng dịch vụ công.
Không khí ở quầy tiếp nhận mang đúng nhịp điệu của một bộ phận một cửa đang “vào guồng”. Mỗi quầy đều có màn hình, máy quét, giấy tờ được sắp xếp gọn gàng. Trên tường, các bảng niêm yết thủ tục, quy trình, mức phí được trình bày rõ ràng; phía trên cao là dòng khẩu hiệu quen thuộc nhưng dễ nhận thấy tinh thần mà bộ phận này đang hướng tới: đơn giản - minh bạch - hiệu quả.
Theo thống kê năm 2025, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Hạp Lĩnh đã tiếp nhận 9.262 hồ sơ, trong đó gần 8.000 hồ sơ nộp trực tuyến. Tỷ lệ giải quyết đúng và trước hạn đạt 98,6%, con số không dễ đạt được với một phường có khối lượng giao dịch lớn, nhiều thủ tục liên quan đất đai, hộ tịch, chính sách xã hội.
Những con số ấy được “đọc” rất rõ qua thực tế tại quầy. Hồ sơ được tiếp nhận nhanh, thao tác xử lý gọn gàng, người dân ít phải hỏi lại nhiều lần như trước. Với những trường hợp chưa quen công nghệ, cán bộ hướng dẫn từng bước: từ tạo tài khoản, quét giấy tờ, đến thao tác thanh toán trực tuyến.
Trực tiếp ngồi tại quầy tiếp nhận, ông Nguyễn Công Thành, công chức Văn phòng HĐND - UBND, chia sẻ rằng thay đổi lớn nhất không nằm ở thiết bị, mà ở cách tiếp cận người dân. Trước đây, nhiều người có tâm lý “cứ mang hồ sơ giấy đến cho chắc”, nay dần quen với việc nộp trực tuyến khi được hướng dẫn cụ thể, dễ hiểu.
Dù đạt nhiều chỉ tiêu cao trong năm 2025, quá trình vận hành cũng bộc lộ những điểm nghẽn. Một số hồ sơ quá hạn, chủ yếu ở lĩnh vực đất đai, do phải bổ sung giấy tờ nhiều lần hoặc chờ kết quả liên thông từ cấp trên. Công tác số hóa hồ sơ tuy đã triển khai đồng bộ nhưng chưa đạt mức hoàn thiện, bởi nhiều thủ tục còn nhiều thành phần giấy, thao tác quét và kiểm tra mất thời gian.
Những hạn chế này không bị “để lại” trong báo cáo tổng kết. Ngay từ đầu năm 2026, Trung tâm đã chủ động điều chỉnh cách làm. Tại quầy, dễ nhận thấy việc phân công rõ ràng hơn giữa tiếp nhận hồ sơ và hỗ trợ số hóa. Những thủ tục dễ chậm hạn được rà soát lại quy trình, theo dõi tiến độ sát hơn, nhất là các hồ sơ liên thông.
Một điểm mới là việc tăng cường hỗ trợ người dân ngay tại chỗ, thay vì yêu cầu quay lại nhiều lần. Với những hồ sơ cần bổ sung, cán bộ giải thích rõ ràng, đánh dấu cụ thể từng thành phần còn thiếu. Người dân vì thế nắm được mình cần chuẩn bị gì, giảm tình trạng “đi lại lòng vòng”.
Cán bộ Một cửa hướng dẫn công dân làm thủ tục.
Theo kế hoạch năm 2026, phường Hạp Lĩnh đặt mục tiêu nâng tỷ lệ hồ sơ trực tuyến lên trên 90%, đảm bảo tỷ lệ hồ sơ trả đúng và trước hạn trên 99%, giảm tối đa số hồ sơ quá hạn, đồng thời nâng tỷ lệ số hóa hồ sơ và kết quả giải quyết lên mức trên 95%. Những con số này không chỉ là chỉ tiêu hành chính, mà là thước đo trực tiếp chất lượng phục vụ.
Quan sát tại quầy một cửa cho thấy, các chỉ tiêu ấy đang được cụ thể hóa bằng những việc rất thực tiễn: thêm mã QR để người dân tra cứu thủ tục; duy trì đánh giá mức độ hài lòng ngay sau giao dịch; tăng cường theo dõi tiến độ hồ sơ trên hệ thống điện tử thay vì ghi chép thủ công.
Với người dân, điều dễ nhận thấy nhất là sự thay đổi trong trải nghiệm. Thủ tục rõ ràng hơn, thời gian chờ đợi ngắn hơn, đặc biệt là cảm giác được hướng dẫn tận tình. Với cán bộ, áp lực không giảm, nhưng cách làm ngày càng mạch lạc, trách nhiệm từng khâu rõ hơn.
Từ những hình ảnh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Hạp Lĩnh, có thể thấy cải cách hành chính ở cấp cơ sở không nằm ở những khẩu hiệu lớn, mà ở từng thao tác nhỏ tại quầy tiếp nhận. Khi hồ sơ được giải quyết đúng hẹn, khi người dân ra về với tâm trạng nhẹ nhõm, đó chính là lúc những con số trong báo cáo thực sự có ý nghĩa.
Năm 2026 mới bắt đầu, nhưng những chuyển động tại Hạp Lĩnh cho thấy cải cách hành chính đang được triển khai theo hướng chắc chắn, bền bỉ, lấy hiệu quả phục vụ người dân làm điểm tựa, để từng bước xây dựng nền hành chính cơ sở gần dân, sát dân và vì dân hơn.
Quang Minh
