Khi các cơ sở dữ liệu được kết nối và dùng chung, những yêu cầu “nộp lại thông tin đã có” sẽ dần được loại bỏ. Đó là hướng đi mà Bắc Ninh đang tập trung triển khai trong cải cách thủ tục hành chính: lấy dữ liệu làm nền tảng, thay vì để người dân phải tự mang giấy tờ đi chứng minh cho những gì Nhà nước đã quản lý.
Ảnh minh họa.
Khi dữ liệu được chia sẻ, người dân bớt đi một lần xuất trình
Một người dân đi làm thủ tục khai sinh cho con, cán bộ hỏi lại thông tin hộ khẩu. Một doanh nghiệp xin cấp phép xây dựng, phải nộp lại bản sao đăng ký kinh doanh dù cơ quan nhà nước đã có sẵn dữ liệu. Những việc tưởng nhỏ nhưng lặp lại nhiều lần đã tạo thành gánh nặng không đáng có.
Thực tế cho thấy, nhiều thủ tục hành chính hiện nay đã khai thác dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp, bảo hiểm xã hội… Khi cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể tra cứu trực tuyến, người dân không phải nộp thêm bản sao căn cước công dân, sổ hộ khẩu, giấy xác nhận cư trú như trước đây.
Việc này đem lại lợi ích trực tiếp: Giảm số lượng giấy tờ phải chuẩn bị; hạn chế tình trạng sai sót do kê khai lại nhiều lần; rút ngắn thời gian tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Người dân không cần quan tâm dữ liệu được kết nối qua hệ thống nào, chỉ cần thấy rõ: hồ sơ của mình được giải quyết nhanh hơn, ít phải bổ sung giấy tờ hơn, ít phải đi lại hơn.
Một thay đổi quan trọng là việc hình thành hồ sơ điện tử của cá nhân, tổ chức. Khi người dân thực hiện thủ tục lần đầu, thông tin đã được lưu trên hệ thống. Những lần sau, chỉ cần cập nhật nội dung thay đổi thay vì khai lại từ đầu.
Điều này đặc biệt có ý nghĩa với doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên thực hiện các thủ tục liên quan đến đăng ký kinh doanh, đất đai, xây dựng, môi trường, thuế… Nếu mỗi lần đều phải nộp lại toàn bộ bộ hồ sơ pháp lý thì vừa mất thời gian, vừa tăng chi phí hành chính.
Khi dữ liệu được dùng chung, cơ quan nhà nước chủ động khai thác thông tin sẵn có, doanh nghiệp chỉ bổ sung nội dung mới phát sinh. Đây là bước chuyển từ “yêu cầu doanh nghiệp chứng minh lại” sang “Nhà nước chủ động phục vụ”.
Minh bạch hơn trong xử lý
Dữ liệu số không chỉ giúp giảm giấy tờ mà còn tăng tính minh bạch. Mỗi hồ sơ điện tử đều có mã theo dõi, ghi nhận thời điểm tiếp nhận, chuyển xử lý, trả kết quả. Người dân có thể tra cứu trạng thái hồ sơ qua Cổng dịch vụ công hoặc qua tin nhắn thông báo.
Việc này tạo ra thay đổi rõ rệt trong tâm lý người đi làm thủ tục. Thay vì phải trực tiếp đến hỏi “hồ sơ của tôi đang ở đâu?”, họ có thể theo dõi tiến độ ngay trên điện thoại. Sự minh bạch đó góp phần hạn chế tình trạng chậm trễ không rõ nguyên nhân.
Đối với cán bộ thực thi, hệ thống dữ liệu và quy trình điện tử cũng là công cụ hỗ trợ để làm việc chính xác hơn. Mỗi bước xử lý đều được lưu vết, giúp nâng cao trách nhiệm cá nhân và chất lượng giải quyết công việc.
Để dữ liệu dùng chung mang lại lợi ích thực chất, không chỉ cần hạ tầng công nghệ mà còn cần thay đổi thói quen làm việc.
Thứ nhất, cán bộ phải chủ động khai thác dữ liệu sẵn có thay vì yêu cầu người dân nộp thêm giấy tờ cho “chắc chắn”.
Thứ hai, các cơ quan phải phối hợp chặt chẽ, bảo đảm thông tin được cập nhật kịp thời, chính xác.
Thứ ba, người dân và doanh nghiệp cần được hướng dẫn rõ ràng để sử dụng dịch vụ công trực tuyến, tránh tâm lý e ngại công nghệ.
Khi ba yếu tố này đồng thời được thực hiện, dữ liệu số mới thực sự trở thành nền tảng cho cải cách.
Tác động dài hạn: tiết kiệm chi phí xã hội
Một bộ hồ sơ giảm đi vài bản sao có thể không đáng kể. Nhưng khi tính trên hàng trăm nghìn lượt giao dịch mỗi năm, chi phí xã hội tiết kiệm được là rất lớn: từ giấy tờ in ấn, chi phí đi lại, thời gian lao động cho đến nguồn lực hành chính của cơ quan nhà nước.
Đối với địa phương, môi trường hành chính minh bạch, nhanh gọn là yếu tố quan trọng trong thu hút đầu tư. Doanh nghiệp lựa chọn địa bàn không chỉ dựa trên hạ tầng giao thông hay ưu đãi thuế, mà còn cân nhắc mức độ thuận lợi khi thực hiện thủ tục.
Vì vậy, xây dựng và khai thác dữ liệu dùng chung không chỉ là yêu cầu kỹ thuật, mà là nền tảng cho một phương thức quản trị hiện đại, nơi chính quyền chủ động phục vụ thay vì chờ người dân cung cấp lại thông tin.
Cải cách hành chính sẽ không còn là khái niệm trừu tượng khi mỗi người dân cảm nhận được sự thay đổi trong từng lần giao dịch. Khi làm giấy khai sinh không phải nộp lại giấy tờ cư trú; khi đăng ký kinh doanh không phải photo hàng chục bộ hồ sơ; khi tra cứu tiến độ chỉ cần vài thao tác trên điện thoại. Đó là lúc dữ liệu thực sự phát huy giá trị.
Lấy dữ liệu làm nền tảng chính là bước đi cần thiết để chuyển từ nền hành chính quản lý sang nền hành chính phục vụ. Mục tiêu cuối cùng không phải là số lượng văn bản được ban hành, mà là mức độ hài lòng của người dân và doanh nghiệp.
Khi mỗi thủ tục được rút ngắn thời gian, mỗi giấy tờ được cắt giảm, niềm tin của xã hội vào bộ máy hành chính cũng được củng cố. Và đó mới là thước đo bền vững của cải cách.
Công Chính
