Những ngày đầu tháng 5, khu vực tiếp nhận hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đồng Kỳ, tỉnh Bắc Ninh, khá đông người dân đến giao dịch. Có người làm giấy khai sinh cho con, người xác nhận hồ sơ học sinh-sinh viên, người bổ sung giấy tờ đất đai. Sau sáp nhập đơn vị hành chính, lượng công việc tăng lên rõ rệt, nhưng hoạt động tại bộ phận “một cửa” của xã vẫn được duy trì ổn định.
Công dân làm thủ tục hành chính Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Đồng Kỳ, tỉnh Bắc Ninh.
Khối lượng công việc tăng cao
Theo ông Nguyễn Đình Quyết, Phó Chủ tịch UBND xã Đồng Kỳ, trong tháng 4/2026, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã tiếp nhận 1.153 hồ sơ thủ tục hành chính. Trong đó, 1.050 hồ sơ đã được giải quyết; 99,92% hồ sơ được trả trước hạn, không phát sinh hồ sơ quá hạn. Đáng chú ý, toàn bộ hồ sơ phát sinh trong tháng được tiếp nhận qua dịch vụ công trực tuyến. Đây là chuyển biến rõ so với quý I/2026, khi tỷ lệ hồ sơ trực tuyến đạt 95,94%.
Kết quả này cho thấy nỗ lực của chính quyền cơ sở trong bối cảnh Đồng Kỳ là xã mới được thành lập trên cơ sở sắp xếp ba xã Đồng Hưu, Đồng Vương và Đồng Kỳ trước đây. Sau sáp nhập, xã có diện tích hơn 61km², dân số hơn 22.800 người với 42 thôn, bản; đồng bào dân tộc thiểu số chiếm trên 51% dân số.
Địa bàn rộng hơn, dân cư đông hơn, nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính tăng lên từng tháng đang đặt ra áp lực không nhỏ cho bộ máy cơ sở.
Nếu nhìn vào con số hồ sơ tiếp nhận trong 4 tháng đầu năm có thể thấy áp lực công việc tại Đồng Kỳ hiện khá lớn. Quý I/2026, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã tiếp nhận 1.980 hồ sơ. Bình quân mỗi tháng khoảng 660 hồ sơ. Riêng tháng 4, số lượng hồ sơ phát sinh mới đã lên tới 1.150 hồ sơ, tăng gần 74% so với mức bình quân quý trước.
Trong khi đó, bộ phận trực tiếp tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính chỉ có 6 biên chế, gồm Giám đốc, Phó Giám đốc và 4 công chức phụ trách các lĩnh vực chuyên môn.
Điều đáng nói là Đồng Kỳ là xã miền núi, dân cư phân tán, nhiều thôn bản cách xa trung tâm hành chính. Sau sáp nhập, khoảng cách đi lại của người dân ở một số khu vực xa trung tâm tăng lên, trong khi lượng hồ sơ liên quan an sinh xã hội, học sinh-sinh viên, hộ tịch và đất đai vẫn phát sinh thường xuyên.
Một cán bộ làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã cho biết, có thời điểm công chức phải tiếp nhận, xử lý hồ sơ liên tục trong ngày, nhất là vào đầu tuần hoặc thời gian triển khai chính sách mới.
Dù vậy, điều đáng ghi nhận là xã vẫn duy trì tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng và trước hạn gần như tuyệt đối. Trong quý I, xã đã giải quyết 1.958 hồ sơ; trong đó 1.955 hồ sơ trả trước hạn, đạt 99,92%. Tháng 4 tiếp tục duy trì tỷ lệ tương tự, không phát sinh hồ sơ quá hạn.
Người dân bắt đầu quen với dịch vụ công trực tuyến
Một trong những điểm chuyển biến rõ nhất tại Đồng Kỳ thời gian gần đây là việc người dân dần quen hơn với nộp hồ sơ trực tuyến. Nếu trong quý I, tỷ lệ hồ sơ trực tuyến đạt 95,94% thì sang tháng 4 đã đạt 100%. Tỷ lệ thanh toán trực tuyến tiếp tục duy trì ở mức tuyệt đối. Đây là kết quả không dễ đạt được với một xã có hơn một nửa dân số là đồng bào dân tộc thiểu số.
Theo lãnh đạo Trung tâm Phục vụ hành chính công xã, thời gian qua công chức tại Trung tâm phải trực tiếp hỗ trợ người dân tạo tài khoản, nộp hồ sơ, tra cứu kết quả và thanh toán trực tuyến. Nhiều người dân lớn tuổi ban đầu còn bỡ ngỡ khi sử dụng điện thoại thông minh để thực hiện thủ tục hành chính. Có trường hợp cán bộ phải hướng dẫn nhiều lần từ cách đăng nhập tài khoản đến tải giấy tờ lên hệ thống. Việc duy trì hỗ trợ trực tiếp tại quầy đang giúp người dân từng bước thay đổi thói quen, giảm dần phụ thuộc vào hồ sơ giấy.
Tuy nhiên, bên cạnh chuyển biến tích cực, một số hạn chế vẫn chưa được khắc phục triệt để. Trong quý I, xã có 44 hồ sơ trả kết quả qua bưu chính công ích, đạt 3,75%. Nhưng sang tháng 4, không phát sinh hồ sơ nào trả qua bưu điện.
Theo lý giải của địa phương, phần lớn người dân vẫn muốn trực tiếp đến trung tâm để nhận kết quả. Mặt khác, nhiều thủ tục hiện vẫn cần đối chiếu hoặc ký trực tiếp nên chưa thể thực hiện hoàn toàn qua môi trường số.
Cán bộ Một cửa xã Đồng Kỳ xử lý hồ sơ trực tuyến.
Áp lực lớn từ hạ tầng và phần mềm
Một thực tế khác đang được nhiều xã sau sáp nhập phản ánh là hạ tầng công nghệ thông tin chưa theo kịp yêu cầu xử lý công việc.
Tại Đồng Kỳ, 100% hồ sơ hiện đã được tiếp nhận và xử lý trên hệ thống điện tử. Tuy nhiên, các phần mềm chuyên ngành vẫn chưa đồng bộ hoàn toàn. Có thủ tục, công chức phải thao tác cùng lúc trên hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh, phần mềm hộ tịch điện tử và phần mềm chuyên ngành của bộ, ngành. Riêng phần mềm đăng ký hộ kinh doanh hiện chưa theo dõi được đầy đủ tiến trình xử lý hồ sơ, khiến việc kiểm soát thời gian và cập nhật trạng thái còn bất tiện.
Hạ tầng mạng tại xã vẫn phụ thuộc nhiều vào đường truyền internet. Khi xảy ra tình trạng chậm hoặc nghẽn mạng, việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ bị ảnh hưởng trực tiếp. Đây là nguyên nhân khiến xã tiếp tục kiến nghị nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin, đồng bộ các phần mềm chuyên ngành và tăng cường tập huấn cho cán bộ cơ sở.
Đáng chú ý, Đồng Kỳ đề xuất việc tập huấn cần thực hiện theo hướng “cầm tay chỉ việc”, tập trung vào kỹ năng xử lý tình huống thực tế thay vì nặng lý thuyết. Đề xuất này xuất phát từ thực tiễn bởi sau sáp nhập, nhiều cán bộ phải phụ trách thêm lĩnh vực mới, trong khi các quy định và phần mềm phục vụ cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” liên tục cập nhật.
Từ “đúng hạn” đến phục vụ thực chất hơn
Nhìn từ Đồng Kỳ có thể thấy, cải cách hành chính ở cấp xã hiện nay ngoài chuyện giải quyết hồ sơ đúng hạn, thì điều người dân quan tâm hơn là thủ tục có dễ thực hiện hay không, có phải đi lại nhiều lần hay không, cán bộ hướng dẫn có rõ ràng hay không và thời gian chờ đợi có được rút ngắn thực sự hay không.
Với một xã miền núi mới sáp nhập, còn thiếu biên chế và hạ tầng công nghệ thông tin chưa đồng bộ, việc duy trì tỷ lệ hồ sơ giải quyết trước hạn gần như tuyệt đối là kết quả đáng ghi nhận. Tuy nhiên, phía sau những con số tích cực ấy vẫn là áp lực rất lớn đối với đội ngũ công chức cơ sở.
Khi khối lượng hồ sơ tiếp tục tăng, yêu cầu chuyển đổi số ngày càng cao, bài toán đặt ra với Đồng Kỳ trong thời gian tới không chỉ là duy trì tiến độ giải quyết hồ sơ, mà còn phải nâng chất lượng phục vụ người dân theo hướng thuận tiện, minh bạch và thực chất hơn.
Đó cũng là yêu cầu chung đối với nhiều xã ở Bắc Ninh hiện nay trong quá trình xây dựng nền hành chính gần dân, phục vụ người dân hiệu quả hơn sau sáp nhập đơn vị hành chính.
Quang Minh
