Cùng với quá trình số hóa và xây dựng dữ liệu dùng chung ở Bắc Ninh, cách giải quyết thủ tục hành chính đang dần thay đổi: hồ sơ không còn chủ yếu “chạy bằng giấy”, còn người dân cũng bớt những lần đi lại chỉ để nộp lại thông tin đã có.
Cán bộ Một cửa tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Bắc Ninh hướng dẫn công dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến.
Toàn tỉnh Bắc Ninh đã số hóa trên 95% hồ sơ; hơn 572 nghìn hồ sơ đã được tái sử dụng dữ liệu điện tử thay vì yêu cầu người dân cung cấp lại giấy tờ như trước. Điều đó đồng nghĩa hàng trăm nghìn lượt người dân không còn phải photo, chứng thực hay bổ sung lại các loại giấy tờ mà hệ thống đã có dữ liệu.
Tại phường Tân Tiến, 100% hồ sơ tiếp nhận đã được số hóa trên hệ thống điện tử. Khoảng 65% dữ liệu, tài liệu đã được tái sử dụng cho các lần giải quyết thủ tục tiếp theo. Đây là thay đổi khá lớn ở cấp cơ sở. Nếu trước đây, mỗi thủ tục gần như gắn với một bộ hồ sơ giấy riêng thì nay, nhiều thông tin có thể khai thác trực tiếp từ dữ liệu dùng chung.
Ở Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Tân Tiến, máy tính được bố trí ngay tại khu vực tiếp nhận để người dân có thể tự thao tác nộp hồ sơ trực tuyến dưới sự hỗ trợ của cán bộ.
Không ít người lớn tuổi ban đầu còn lúng túng với thao tác điện tử. Có người vẫn quen cầm theo túi hồ sơ giấy vì sợ thiếu giấy tờ. Khi ấy, cán bộ một cửa phải trực tiếp hướng dẫn từng bước: tạo tài khoản định danh điện tử, quét giấy tờ, nộp hồ sơ, thanh toán lệ phí trực tuyến.
Ở Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh cũng như các địa phương, cán bộ không chỉ “ngồi quầy” mà còn trở thành người hỗ trợ kỹ năng số cho người dân. Có trường hợp người dân chưa quen thao tác điện tử, cán bộ phải trực tiếp hỗ trợ nộp hồ sơ online ngay tại bộ phận tiếp nhận.
Thực tế cho thấy, chuyển đổi số ở cơ sở không chỉ là câu chuyện công nghệ mà còn là quá trình thay đổi thói quen của cả người dân lẫn cán bộ.
Một điểm đáng chú ý khác là việc thanh toán trực tuyến trong giải quyết thủ tục hành chính đang dần phổ biến hơn. Toàn tỉnh hiện có 615 dịch vụ công phát sinh thanh toán trực tuyến; tỷ lệ giao dịch trực tuyến đạt gần 87%.
Ảnh minh họa.
Ví dụ như ở phường Kinh Bắc, tỷ lệ thanh toán trực tuyến đạt hơn 94%. Nhiều địa phương khác, tỷ lệ này cũng đã trên 90%. Những con số ấy cho thấy dịch vụ công trực tuyến đã bắt đầu đi vào thực chất hơn. Nhiều khoản phí, lệ phí trước đây phải nộp trực tiếp bằng tiền mặt nay có thể thanh toán ngay trên điện thoại. Người dân cũng có thể theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trực tuyến thay vì phải đi lại hỏi tiến độ như trước.
Không chỉ thay đổi cách tiếp nhận hồ sơ, việc số hóa còn làm thay đổi quy trình xử lý nội bộ giữa các cơ quan nhà nước. Theo kế hoạch của tỉnh, tối thiểu 95% hồ sơ phải được luân chuyển điện tử giữa các cơ quan có liên quan thay vì chuyển giấy tờ thủ công. Điều này giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý và hạn chế tình trạng thất lạc hoặc chậm luân chuyển hồ sơ.
Ở địa phương, việc giải quyết thủ tục không còn phụ thuộc hoàn toàn vào hồ sơ giấy cũng giúp tăng tính minh bạch. Người dân có thể tra cứu trạng thái xử lý hồ sơ trên môi trường điện tử; các trường hợp chậm muộn đều được cập nhật công khai và phải thực hiện xin lỗi người dân theo quy định.
Tuy vậy, quá trình chuyển đổi này cũng đặt ra không ít khó khăn. Một số dữ liệu dân cư còn sai lệch hoặc chưa đồng bộ hoàn toàn giữa các hệ thống; một số phần mềm đôi khi vẫn phát sinh lỗi kỹ thuật trong thời điểm nhiều hồ sơ.
Có nơi, cán bộ vừa phải xử lý thủ tục cho người dân, vừa rà soát và “làm sạch” dữ liệu trên hệ thống. Trong khi đó, nhiều Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp cơ sở vẫn thiếu cán bộ công nghệ thông tin chuyên trách để xử lý các sự cố kỹ thuật phát sinh.
Nhưng nhìn rộng hơn, việc chuyển từ quản lý bằng hồ sơ giấy sang quản trị bằng dữ liệu số đang tạo ra thay đổi khá rõ trong cách vận hành nền hành chính cơ sở.
Khi dữ liệu được tái sử dụng, người dân bớt phải photo giấy tờ. Khi hồ sơ được số hóa, việc giải quyết thủ tục minh bạch và dễ theo dõi hơn. Và khi quy trình xử lý được thực hiện trên môi trường điện tử, khoảng cách giữa người dân với cơ quan hành chính cũng dần được rút ngắn.
Suy cho cùng, điều người dân mong nhất từ cải cách hành chính không phải những khái niệm kỹ thuật phức tạp, mà là đi làm giấy tờ bớt vất vả hơn trước. Và hành trình để hồ sơ không còn “chạy bằng giấy” chính là một phần trong sự thay đổi ấy.
Tuệ Minh
