Từ đầu năm 2026, tại Bắc Ninh, cách làm thủ tục hành chính thay đổi rõ rệt: hồ sơ được số hóa, thông tin chỉ cung cấp một lần, nhiều dịch vụ công thực hiện trực tuyến toàn trình. Tỷ lệ hồ sơ trực tuyến đã chiếm tới 94% ở cấp tỉnh, cho thấy một bước chuyển từ xử lý giấy tờ sang vận hành bằng dữ liệu.
Cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Bắc Ninh hướng dẫn công dân nộp hồ sơ trực tuyến.
Ngay từ tháng 1/2026, khối lượng hồ sơ tiếp nhận tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh đã ở mức cao, hơn 85 nghìn hồ sơ trong một kỳ báo cáo. Áp lực giải quyết lớn, trong khi tỷ lệ số hóa mới đạt khoảng 73%, việc khai thác lại dữ liệu còn hạn chế. Hồ sơ quá hạn vẫn xuất hiện, phản ánh những điểm nghẽn quen thuộc của quy trình nhiều tầng nấc.
Đó là bối cảnh buộc cải cách không thể dừng ở việc rút ngắn thời gian trên giấy, mà phải thay đổi cách vận hành. Mục tiêu năm 2026 được đặt ra rõ hơn: lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm; giảm việc đi lại; giảm khai báo lặp lại; tiến tới xử lý thủ tục không phụ thuộc địa giới hành chính.
Thay đổi này là chỉ đạo của Trung ương, đồng thời là yêu cầu từ thực tiễn địa phương, nơi mỗi ngày hàng nghìn hồ sơ được tiếp nhận. Nếu không có cách làm mới, áp lực sẽ dồn lên cả hệ thống, từ cán bộ một cửa đến các sở, ngành chuyên môn.
Dữ liệu thay cho giấy tờ
Ba tháng đầu năm cho thấy sự chuyển động khá rõ nét. Đến hết quý I/2026, toàn tỉnh Bắc Ninh đã tiếp nhận gần 597 nghìn hồ sơ. Tỷ lệ giải quyết trước và đúng hạn đạt khoảng 98% ở cả cấp tỉnh và cấp xã, một con số không dễ đạt nếu chỉ dựa vào cách làm truyền thống.
Quan trọng hơn, tỷ lệ số hóa hồ sơ đã tăng lên hơn 93%. Hơn 328 nghìn hồ sơ được tái sử dụng thông tin, thay vì yêu cầu người dân cung cấp lại từ đầu.
Sang tháng 4, xu hướng này càng rõ. Toàn tỉnh phát sinh hơn 274 nghìn hồ sơ, trong đó riêng cấp tỉnh, hồ sơ trực tuyến chiếm tới 94%. Việc nộp trực tiếp giảm mạnh, cho thấy dịch vụ công trực tuyến toàn trình đang dần trở thành lựa chọn quen thuộc.
Không chỉ số hóa, việc tái sử dụng dữ liệu cũng tăng nhanh, đạt gần 87% với hơn nửa triệu hồ sơ được khai thác lại. Điều này phản ánh một thay đổi quan trọng: từ “lưu trữ điện tử” sang “vận hành bằng dữ liệu”.
Một trong những điểm thay đổi dễ nhận thấy là nguyên tắc “chỉ cung cấp thông tin một lần” bắt đầu đi vào thực tế. Với các thủ tục có liên thông dữ liệu dân cư, người dân không còn phải nộp lại giấy tờ đã có trong hệ thống.
Trước đây, một thủ tục đất đai hay đăng ký kinh doanh có thể yêu cầu nhiều loại giấy tờ, đi lại nhiều lần nếu thiếu hồ sơ. Nay, với dữ liệu đã được số hóa, cán bộ có thể tra cứu, đối chiếu trực tiếp trên hệ thống. Người dân chỉ cần bổ sung những thông tin thực sự thiếu.
Cùng với đó, việc giải quyết thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính cũng đang được triển khai. Người dân có thể nộp hồ sơ ở nơi thuận tiện, thay vì phải quay về địa phương cư trú. Quy trình được tái cấu trúc theo hướng liên thông điện tử, giảm trung gian, rút ngắn thời gian xử lý.
Cơ chế một cửa, một cửa liên thông vì thế cũng thay đổi về chất. Không còn chỉ là nơi tiếp nhận và trả kết quả, bộ phận một cửa trở thành điểm điều phối, theo dõi toàn bộ quy trình xử lý trên môi trường số.
Ảnh minh họa.
Khơi thông những điểm nghẽn
Dù chuyển biến rõ, quá trình cải cách thủ tục hành chính ở Bắc Ninh vẫn bộc lộ những hạn chế. Tỷ lệ số hóa hồ sơ tuy đã tăng nhưng chưa đạt mục tiêu 100%. Một số đơn vị triển khai chưa đồng đều, hiệu quả khai thác dữ liệu còn chênh lệch.
Hồ sơ quá hạn vẫn phát sinh, nhất là với các thủ tục liên thông nhiều cơ quan. Có những trường hợp quy trình thực tế chưa “khớp” với yêu cầu rút ngắn thời gian, khiến cán bộ chịu áp lực lớn khi số lượng hồ sơ tăng cao.
Một vấn đề khác là hệ thống công nghệ thông tin chưa thật sự đồng bộ. Việc phải sử dụng nhiều phần mềm khác nhau trong cùng một quy trình không chỉ làm tăng thời gian xử lý, mà còn dễ phát sinh lỗi, gián đoạn.
Ở phía người dân, không phải ai cũng sẵn sàng với dịch vụ công trực tuyến. Kỹ năng sử dụng công nghệ còn hạn chế, đặc biệt ở khu vực cơ sở, khiến một phần hồ sơ vẫn phải tiếp nhận trực tiếp.
Những “nút thắt” này cho thấy cải cách không chỉ là câu chuyện của công nghệ, mà còn liên quan đến con người, thói quen và cách tổ chức thực hiện.
Một điểm đáng chú ý trong năm 2026 là cách thức giám sát đã thay đổi. Hồ sơ được theo dõi trên hệ thống theo thời gian thực, từng bước xử lý đều có thể truy vết. Điều này giúp phát hiện nhanh những khâu chậm trễ, những điểm nghẽn trong quy trình.
Bên cạnh đó, kênh phản ánh, kiến nghị của người dân tiếp tục được duy trì. Chỉ trong kỳ tháng 4, đã có hơn 100 phản ánh được tiếp nhận và xử lý. Đường dây nóng hoạt động liên tục, trở thành kênh kết nối trực tiếp giữa người dân với cơ quan hành chính.
Việc công khai tiến độ giải quyết, công khai kết quả trên Cổng Dịch vụ công cũng tạo áp lực tự nhiên đối với cán bộ thực thi. Trách nhiệm người đứng đầu không còn dừng ở chỉ đạo chung, mà gắn với từng chỉ số cụ thể, từng lĩnh vực cụ thể.
Nhìn từ thực tế triển khai, cải cách thủ tục hành chính năm 2026 bên cạnh câu chuyện giảm giấy tờ và rút ngắn thời gian, thì điều quan trọng hơn là cách tiếp cận đã thay đổi: lấy dữ liệu làm nền tảng, lấy người dân làm trung tâm.
Khi thông tin được số hóa và tái sử dụng, người dân không còn phải “chứng minh lại chính mình” qua mỗi thủ tục. Khi dịch vụ công trực tuyến trở nên phổ biến, việc tiếp cận dịch vụ hành chính trở nên thuận tiện hơn, ít phụ thuộc vào không gian và thời gian.
Với doanh nghiệp, điều này đồng nghĩa với chi phí tuân thủ giảm, thời gian xử lý nhanh hơn, môi trường đầu tư minh bạch hơn. Với bộ máy hành chính, dữ liệu giúp đo lường hiệu quả công việc rõ ràng, hạn chế những khoảng “mờ” trong quy trình.
Cải cách vì thế được hiện diện trong từng hồ sơ được xử lý nhanh hơn, từng lần đi lại được cắt giảm. Dữ liệu thay cho giấy tờ nên dịch vụ công cũng chuyển từ “tiếp nhận” sang “phục vụ”. Thay đổi về cách làm đã tạo ra khác biệt lớn trong trải nghiệm của người dân và doanh nghiệp ở Bắc Ninh.
An Thuận
