Hiện nay, tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Bắc Ninh, người dân đến làm thủ tục xây dựng không còn phải mang theo nhiều giấy tờ như trước. Phần lớn hồ sơ đã được nộp từ nhà qua mạng, cán bộ tiếp nhận kiểm tra, xử lý ngay trên hệ thống, kết quả trả đúng hẹn. Đây là thay đổi rõ nét khi Sở Xây dựng triển khai tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính hoàn toàn trên môi trường điện tử theo quy định mới của Chính phủ và hướng dẫn của các bộ, ngành.
Sở Xây dựng tiếp nhận toàn bộ hồ sơ được nộp trực tuyến.
Hồ sơ trực tuyến tăng mạnh, gần như không còn trễ hẹn
Trong kỳ tháng 3/2026, Sở Xây dựng tỉnh Bắc Ninh tiếp nhận 1.442 hồ sơ thủ tục hành chính, trong đó 1.320 hồ sơ phát sinh trong kỳ. Toàn bộ hồ sơ được nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Đã có 1.156 hồ sơ được giải quyết, trong đó 1.155 hồ sơ trả trước hạn, chỉ có 1 hồ sơ quá hạn. 131 hồ sơ còn lại đang trong thời gian xử lý.
So với tháng trước, kết quả này cho thấy sự ổn định rõ rệt. Trong tháng 2/2026, vẫn còn 3 hồ sơ quá hạn, chủ yếu do lỗi kỹ thuật khi đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống. Sang tháng 3, khi hệ thống vận hành dần ổn định, tình trạng này cơ bản được khắc phục. Một điểm đáng chú ý là 100% hồ sơ được thanh toán trực tuyến, số hóa đầy đủ và có kết quả điện tử. Điều này giúp người dân không phải đi lại nhiều lần, đồng thời dễ dàng tra cứu tiến độ xử lý.
Thực tế cho thấy, khi hồ sơ được nộp trực tuyến, người dân chỉ cần thực hiện vài thao tác trên điện thoại hoặc máy tính. Việc theo dõi tiến độ cũng minh bạch hơn, hạn chế tình trạng phải gọi điện hoặc đến hỏi trực tiếp. Đối với cán bộ, việc xử lý trên hệ thống giúp kiểm soát tiến độ từng bước, tránh bỏ sót hồ sơ. Mỗi khâu đều có thời gian cụ thể, có ghi nhận trên hệ thống nên trách nhiệm cũng rõ ràng hơn.
Sở Xây dựng hiện bố trí 1 lãnh đạo phụ trách cùng 2 cán bộ làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, đồng thời có cán bộ hỗ trợ tại điểm tiếp nhận cấp phường. Nhờ đó, người dân vẫn được hướng dẫn trực tiếp khi cần, nhất là với các thủ tục phức tạp.
Vướng vì máy móc chưa theo kịp thực tế, khó từ đặc thù của hồ sơ xây dựng
Dù kết quả tích cực, quá trình triển khai vẫn phát sinh không ít khó khăn. Một trong những vướng mắc lớn là quy trình xử lý trên hệ thống của Bộ Xây dựng chưa hoàn toàn phù hợp với cách làm thực tế tại địa phương. Có những thủ tục đã được phân cấp nhưng hệ thống vẫn áp dụng chung một quy trình, khiến cán bộ không thể chuyển bước tiếp theo.
Bên cạnh đó, thời gian xử lý được quy định “cứng” trên hệ thống, trong khi thực tế việc ký duyệt hồ sơ còn phụ thuộc lịch công tác, dễ dẫn đến nguy cơ quá hạn trên hệ thống dù hồ sơ đã hoàn thành.
Việc liên thông dữ liệu giữa các phần mềm chuyên ngành cũng chưa thật sự đồng bộ. Có trường hợp hồ sơ đã xử lý xong nhưng hệ thống vẫn hiển thị quá hạn, gây khó khăn trong theo dõi.
Không giống các thủ tục hành chính thông thường, hồ sơ trong lĩnh vực xây dựng thường gồm nhiều bản vẽ kỹ thuật, kích thước lớn, yêu cầu độ chính xác cao. Việc số hóa những tài liệu này không đơn giản.
Một số doanh nghiệp chưa có chữ ký số, chưa đăng ký định danh điện tử nên chưa thể thực hiện thủ tục hoàn toàn trực tuyến. Việc chứng thực bản sao điện tử đối với bản vẽ cũng là vấn đề cần hướng dẫn cụ thể hơn.
Đây là lý do việc chuyển đổi số trong lĩnh vực xây dựng dù đạt tỷ lệ cao về số lượng hồ sơ, nhưng để thực sự thuận tiện, vẫn cần thêm thời gian hoàn thiện.
Cán bộ Sở Xây dựng hướng dẫn công dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến.
Tiếp tục tháo gỡ để phục vụ tốt hơn
Từ thực tế triển khai, có thể thấy một số cách làm mang lại hiệu quả rõ rệt. Trước hết là việc chỉ đạo quyết liệt ngay từ đầu năm, xác định chuyển đổi số là nhiệm vụ trọng tâm. Nhờ đó, các phòng chuyên môn chủ động phối hợp, không để ách tắc.
Thứ hai là tăng cường tập huấn, hướng dẫn cán bộ sử dụng hệ thống. Khi cán bộ nắm chắc quy trình, việc xử lý hồ sơ nhanh và chính xác hơn.
Thứ ba là yêu cầu xử lý hồ sơ hoàn toàn trên hệ thống, hạn chế làm ngoài quy trình. Điều này giúp dữ liệu được cập nhật đầy đủ, phục vụ tốt cho việc theo dõi, đánh giá.
Trong thời gian tới, Sở Xây dựng xác định tiếp tục giữ vững tiến độ giải quyết hồ sơ, không để phát sinh chậm trễ do nguyên nhân chủ quan. Đồng thời, đơn vị sẽ rà soát, kiến nghị điều chỉnh các quy trình điện tử chưa phù hợp, nhất là với các thủ tục đã phân cấp cho địa phương.
Cùng với đó là tăng cường đào tạo kỹ năng công nghệ thông tin cho cán bộ, hỗ trợ người dân, doanh nghiệp tiếp cận dịch vụ công trực tuyến, nhất là đăng ký định danh điện tử và sử dụng chữ ký số.
Qua triển khai, một yêu cầu đặt ra là hệ thống cần cho phép điều chỉnh linh hoạt theo thực tế địa phương, thay vì áp dụng cứng một quy trình chung. Việc kết nối, đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống cũng cần được đẩy nhanh để tránh sai lệch trạng thái hồ sơ.
Đối với hồ sơ kỹ thuật như bản vẽ xây dựng, cần có hướng dẫn rõ ràng hơn về tiêu chuẩn số hóa, giúp người dân và doanh nghiệp dễ thực hiện.
Có thể thấy, dù còn những điểm cần hoàn thiện, việc giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực xây dựng đã có chuyển biến rõ rệt: từ trực tiếp sang trực tuyến, từ thủ công sang số hóa, từ “làm đúng” sang “làm nhanh, làm thuận tiện”.
Khi những vướng mắc về kỹ thuật được tháo gỡ, đây sẽ là nền tảng quan trọng để nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.
Tuệ Minh
