Những ngày giữa tháng 3/2026, tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Tân Yên, người dân đến làm thủ tục hành chính chủ yếu đã quen với việc nộp hồ sơ trực tuyến, theo dõi tiến độ xử lý qua hệ thống. Hồ sơ được tiếp nhận, phân luồng ngay trên môi trường điện tử, hạn chế việc phải đi lại nhiều lần như trước.
Đây là kết quả bước đầu trong quá trình triển khai đồng bộ cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo quy định mới của Chính phủ, gắn với yêu cầu chuyển đổi số ở cấp cơ sở.
Xã Tân Yên bảo đảm 100% hồ sơ đúng và trước hạn.
Hồ sơ tăng, tiến độ vẫn giữ nhưng “trước hạn” giảm
Trong tháng 3/2026, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Tân Yên đã tiếp nhận 402 hồ sơ, tăng 21 hồ sơ so với tháng 2 (381 hồ sơ), tương đương mức tăng khoảng 5,5%. Trong số này, đã giải quyết 373 hồ sơ, đạt tỷ lệ 92,78%. Đáng chú ý, toàn bộ hồ sơ đều được số hóa và xử lý trên hệ thống điện tử.
Tuy nhiên, nếu đi sâu vào chất lượng giải quyết, có thể thấy một thay đổi đáng chú ý. Tỷ lệ hồ sơ giải quyết trước hạn trong tháng 3 đạt 39,7% (148 hồ sơ), giảm mạnh so với mức 93,54% của tháng 2 (333 hồ sơ). Ngược lại, tỷ lệ hồ sơ đúng hạn tăng từ 6,46% lên 60,3%. Điều này cho thấy, dù vẫn bảo đảm 100% hồ sơ đúng và trước hạn, không phát sinh quá hạn, nhưng nhịp độ xử lý “vượt trước thời gian” đã chậm lại rõ rệt.
Một điểm tích cực trong tháng 3 là số hồ sơ phải bổ sung giảm mạnh, chỉ còn 2 hồ sơ, trong khi tháng trước là 7 hồ sơ. Đồng thời, không phát sinh hồ sơ bị từ chối, tạm dừng xử lý hay rút hồ sơ như tháng 2. Điều này phản ánh việc hướng dẫn người dân ngay từ khâu tiếp nhận đã được cải thiện, giúp hồ sơ đầy đủ hơn ngay từ đầu, hạn chế việc phải điều chỉnh nhiều lần.
Số hồ sơ đang giải quyết là 29 hồ sơ, đều trong hạn, không có hồ sơ chậm trễ. Đây là tín hiệu tích cực cho thấy quy trình xử lý đang dần đi vào nền nếp.
Một trong những điểm nổi bật là 100% thủ tục hành chính tại xã đã được tiếp nhận, theo dõi trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính. Việc số hóa hồ sơ được duy trì đồng bộ.
Cùng với đó, Trung tâm bố trí đầy đủ nhân lực với 10 cán bộ, công chức, tất cả đều có trình độ đại học, bảo đảm khả năng vận hành hệ thống và hỗ trợ người dân.
Việc công khai, niêm yết thủ tục hành chính được thực hiện thường xuyên, giúp người dân dễ tiếp cận thông tin. Trong kỳ, không phát sinh phản ánh, kiến nghị, cho thấy mức độ hài lòng được duy trì.
Nguyên nhân của sự “chững lại” ở tỷ lệ trước hạn và kinh nghiệm từ thực tiễn
So sánh giữa hai tháng cho thấy một thực tế: trong khi số lượng hồ sơ tăng và quy trình ổn định hơn, tỷ lệ hồ sơ giải quyết trước hạn lại giảm đáng kể. Nguyên nhân có thể nhìn từ thực tiễn vận hành. Khi hồ sơ được tiếp nhận đầy đủ, chuẩn hóa ngay từ đầu, quy trình xử lý được thực hiện “đúng nhịp” theo quy định, thay vì đẩy nhanh như giai đoạn trước.
Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm khai thác dữ liệu dân cư có thời điểm bị gián đoạn, ảnh hưởng nhất định đến tiến độ xử lý, nhất là các thủ tục liên quan đến xác thực thông tin. Điều này cho thấy, để duy trì tỷ lệ trước hạn cao, ngoài yếu tố con người, còn phụ thuộc lớn vào hạ tầng kỹ thuật.
Công dân làm thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Tân Yên.
Từ kết quả đạt được, có thể rút ra một kinh nghiệm rõ ràng: việc hướng dẫn kỹ ngay từ khâu tiếp nhận giúp giảm đáng kể hồ sơ phải bổ sung, từ đó tiết kiệm thời gian xử lý.
Tháng 3 chỉ có 2 hồ sơ phải bổ sung, giảm 5 hồ sơ so với tháng trước. Đây là yếu tố quan trọng giúp quy trình vận hành trơn tru hơn, dù tỷ lệ trước hạn giảm. Việc duy trì giám sát, đôn đốc tiến độ xử lý cũng góp phần không để phát sinh hồ sơ quá hạn - chỉ tiêu quan trọng trong cải cách hành chính.
Trong thời gian tới, xã Tân Yên xác định tiếp tục duy trì việc giải quyết hồ sơ đúng hạn, không để phát sinh quá hạn, đồng thời phấn đấu nâng dần tỷ lệ hồ sơ trả trước hạn.
Một trong những giải pháp trọng tâm là tiếp tục hướng dẫn người dân nộp hồ sơ trực tuyến, chuẩn hóa thành phần hồ sơ ngay từ đầu. Cùng với đó, cần tăng cường phối hợp với các đơn vị quản lý hệ thống để hạn chế tình trạng gián đoạn, bảo đảm dữ liệu được khai thác thông suốt.
Từ thực tiễn triển khai, có thể thấy cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống dữ liệu dân cư, bảo đảm ổn định, tránh ảnh hưởng đến tiến độ xử lý hồ sơ. Đồng thời, cần có hướng dẫn cụ thể hơn đối với một số thủ tục có tính chất đặc thù ở cấp xã, giúp cán bộ xử lý linh hoạt nhưng vẫn đúng quy định.
Việc đào tạo kỹ năng số cho cán bộ cũng cần được duy trì thường xuyên, nhất là trong bối cảnh yêu cầu chuyển đổi số ngày càng cao.
Có thể thấy, công tác giải quyết thủ tục hành chính tại xã Tân Yên đang từng bước đi vào ổn định, với nền tảng là số hóa và xử lý trên môi trường điện tử. Dù tỷ lệ hồ sơ giải quyết trước hạn có giảm so với tháng trước, nhưng việc duy trì 100% hồ sơ đúng hạn, không phát sinh quá hạn và giảm mạnh hồ sơ sai sót cho thấy chất lượng phục vụ đang chuyển từ “nhanh” sang “chắc”, tạo nền tảng bền vững cho cải cách trong thời gian tới.
An Thuận
