Có một thực tế khá quen thuộc ở nhiều địa phương: mỗi khi cần làm giấy tờ, từ khai sinh, chứng thực đến thủ tục đất đai, người dân thường chuẩn bị tâm lý phải đi lại vài lần. Có khi vì thiếu một tờ giấy, có khi vì chưa rõ quy trình, cũng có lúc chỉ đơn giản là phải chờ đến lượt giải quyết. Những chuyện nhỏ ấy, nếu cộng lại, lại trở thành điều khiến nhiều người e ngại mỗi khi nhắc đến thủ tục hành chính. Chính vì vậy, năm 2026, xã Lâm Thao, tỉnh Bắc Ninh, đang đặt ra một mục tiêu khá rõ ràng: việc giải quyết thủ tục hành chính phải nhanh hơn, minh bạch hơn và thuận tiện hơn cho người dân.
Năm 2026, xã Lâm Thao đặt mục tiêu trên 95% hồ sơ thủ tục hành chính được giải quyết đúng và trước hạn.
Hồ sơ phải được giải quyết đúng hẹn
Trong những cuộc trao đổi với cán bộ địa phương, điều được nhắc đến nhiều nhất không phải là những khái niệm lớn lao, mà là một yêu cầu rất cụ thể: hồ sơ của người dân phải được giải quyết đúng hẹn. Mục tiêu xã Lâm Thao đặt ra năm 2026 là trên 95% hồ sơ thủ tục hành chính được giải quyết đúng và trước hạn, trong đó hơn 60% hồ sơ được trả kết quả sớm hơn thời gian quy định.
Nhìn từ phía người dân, điều này có nghĩa là khi nộp hồ sơ, họ có thể biết rõ bao giờ nhận kết quả và có thể yên tâm rằng hồ sơ sẽ không bị kéo dài.
Một cán bộ làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã chia sẻ rằng, áp lực lớn nhất hiện nay không phải là số lượng hồ sơ nhiều hay ít, mà là làm sao giải quyết nhanh nhưng vẫn đúng quy định. Người dân đến làm thủ tục chỉ mong mọi việc rõ ràng và đúng hẹn. Nếu hồ sơ bị chậm, cán bộ phải báo lại lý do cụ thể.
Một trong những nguyên nhân khiến người dân phải đi lại nhiều lần là không biết trước cần chuẩn bị những giấy tờ gì.
Vì vậy, tại Bộ phận Một cửa của xã, các thủ tục hành chính đều được niêm yết công khai, từ thành phần hồ sơ, thời gian giải quyết đến lệ phí (nếu có).
Những thông tin tưởng chừng đơn giản này lại có tác dụng khá rõ rệt: người dân có thể chủ động chuẩn bị hồ sơ ngay từ đầu, tránh tình trạng phải bổ sung giấy tờ nhiều lần.
Song song với đó, chính quyền địa phương cũng đang rà soát lại nhiều thủ tục để loại bỏ những khâu trung gian không cần thiết. Việc rà soát này không chỉ nhằm đơn giản hóa thủ tục mà còn để xem lại quy trình giải quyết hồ sơ đã thực sự hợp lý hay chưa. Có những bước trước đây làm theo thói quen, nhưng khi đưa lên môi trường điện tử thì cần phải điều chỉnh cho phù hợp.
Nộp hồ sơ có thể thực hiện ngay tại nhà
Một thay đổi dễ nhận thấy trong những năm gần đây là ngày càng nhiều thủ tục có thể thực hiện trực tuyến.
Ở xã Lâm Thao, nhiều dịch vụ công đang được tích hợp lên Cổng Dịch vụ công quốc gia, cho phép người dân nộp hồ sơ qua mạng.
Với những người đã quen sử dụng máy tính, điện thoại thông minh, việc này khá thuận tiện: họ có thể nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ giải quyết và nhận thông báo kết quả ngay trên hệ thống.
Ngay cả việc nộp phí, lệ phí trong một số thủ tục cũng có thể thực hiện trực tuyến. Theo định hướng đang được triển khai, các hồ sơ có nghĩa vụ tài chính phát sinh sẽ từng bước được thanh toán trực tuyến, hạn chế việc phải đến trực tiếp để nộp tiền.
Không chỉ vậy, kết quả giải quyết thủ tục hành chính cũng được số hóa, giúp lưu trữ dữ liệu điện tử thay cho nhiều loại giấy tờ trước đây. Điều này sẽ giúp người dân không phải nộp lại nhiều lần cùng một loại giấy tờ khi thực hiện các thủ tục khác.
Để những thay đổi trên có thể vận hành trơn tru, bản thân hệ thống hành chính cũng phải điều chỉnh cách làm.
Một trong những việc đang được thực hiện là luân chuyển hồ sơ bằng phương thức điện tử giữa các cơ quan liên quan. Thay vì chuyển hồ sơ giấy qua nhiều bộ phận như trước, các cơ quan có thể xử lý hồ sơ trực tiếp trên hệ thống.
Cách làm này không chỉ giúp rút ngắn thời gian giải quyết, mà còn dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ.
Cùng với đó, xã Lâm Thao cũng tăng cường tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của người dân về thủ tục hành chính. Những phản ánh liên quan đến quy định hoặc quá trình giải quyết hồ sơ đều được tiếp nhận và xử lý theo quy định.
Cán bộ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Lâm Thao tiếp nhận hồ sơ trực tuyến.
Sự hài lòng của người dân là thước đo chất lượng phục vụ
Trong câu chuyện cải cách hành chính, điều quan trọng nhất vẫn là người dân có cảm nhận được sự thay đổi hay không.
Ở xã Lâm Thao, một tiêu chí được đặt ra khá rõ: mức độ hài lòng của người dân và doanh nghiệp khi giải quyết thủ tục hành chính phải đạt tối thiểu 90%.
Riêng những lĩnh vực thường phát sinh nhiều hồ sơ như đất đai, xây dựng, đầu tư – vốn là những lĩnh vực dễ phát sinh vướng mắc – cũng đặt mục tiêu mức hài lòng từ 85% trở lên.
Những con số này không chỉ là chỉ tiêu đánh giá, mà còn là cách để chính quyền tự nhìn lại chất lượng phục vụ của mình.
Trong nhiều năm qua, Bắc Ninh là một trong những địa phương chú trọng cải cách thủ tục hành chính, đặc biệt là nâng cao hiệu quả hoạt động của Bộ phận Một cửa các cấp. Những thay đổi ở xã Lâm Thao hôm nay cũng nằm trong dòng chảy chung đó.
Thực ra, cải cách hành chính không phải lúc nào cũng bắt đầu từ những điều lớn lao. Đôi khi, chỉ cần một quy trình rõ ràng hơn, một hồ sơ được giải quyết nhanh hơn, hay một cán bộ kiên nhẫn hướng dẫn người dân hoàn thiện thủ tục, cũng đủ để tạo ra sự khác biệt.
Khi những thay đổi nhỏ ấy được duy trì đều đặn, người dân sẽ dần thấy rằng việc làm giấy tờ không còn là điều phải ngại ngần.
Và đó cũng chính là điều mà bất kỳ cuộc cải cách hành chính nào cũng hướng tới: một nền hành chính gần dân, hiểu dân và phục vụ người dân tốt hơn.
Công Chính
