Cuối năm 2025, tỷ lệ hồ sơ trực tuyến của Bắc Ninh đạt 96,41%; riêng cấp tỉnh, tỷ lệ tiếp nhận trực tuyến gần như tuyệt đối với 99,96%. Nếu chỉ nhìn những con số này, cho thấy một nền hành chính số đang vận hành trơn tru. Nhưng phía sau đó, ở không ít thời điểm, cán bộ vẫn phải “xoay sở” với nhiều hệ thống khác nhau, còn người dân thì lúng túng khi hồ sơ đã nộp mà không thể theo dõi trạng thái. Thực tiễn 5 năm triển khai Nghị định 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử cho thấy một nghịch lý: địa phương đang chạy rất nhanh, nhưng một số “nút thắt” lại nằm ở khâu kết nối, vận hành hệ thống cấp bộ, ngành.
Công dân làm thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Xuân Cẩm (Ảnh minh họa).
Hệ thống chưa thông suốt, đồng bộ với nhau
Trong giai đoạn chuyển sang mô hình chính quyền địa phương hai cấp từ giữa năm 2025, Bắc Ninh đã đồng loạt chuẩn hóa quy trình, cấu hình 100% thủ tục hành chính trên hệ thống điện tử. Người dân có thể nộp hồ sơ trực tuyến, thanh toán online, theo dõi tiến độ xử lý và nhận kết quả điện tử.
Tuy nhiên, từ đầu năm 2026, khi triển khai Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của các bộ, ngành, một thực tế phát sinh: cùng một thủ tục, nhưng cán bộ phải thao tác trên nhiều nền tảng khác nhau.
Có những trường hợp, hồ sơ đã được người dân nộp thành công, nhưng cán bộ không nhìn thấy trên hệ thống để tiếp nhận. Ngược lại, có hồ sơ đã xử lý xong nhưng vẫn hiển thị “quá hạn” do chưa đồng bộ trạng thái.
Việc phân tán hệ thống không chỉ gây khó khăn về kỹ thuật, mà còn tạo áp lực lớn lên cán bộ trực tiếp xử lý. Thay vì một quy trình thống nhất, họ phải ghi nhớ nhiều đường dẫn, nhiều cách thao tác, thậm chí nhiều logic xử lý khác nhau.
Một trong những bất cập rõ nhất là trải nghiệm không đồng nhất giữa các hệ thống. Người dân nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, nhưng quá trình xử lý lại diễn ra trên hệ thống của từng bộ, ngành. Điều này dẫn đến tình trạng: hồ sơ đã tiếp nhận nhưng người dân không thấy cập nhật trên tài khoản của mình, không theo dõi được tiến độ, không biết khi nào cần bổ sung.
Ở một số lĩnh vực, tình trạng này khiến người dân nộp lại hồ sơ nhiều lần, tạo áp lực không cần thiết cho cả hai phía.
Với cán bộ, việc phải xử lý song song trên nhiều hệ thống cũng làm giảm hiệu quả công việc. Không ít trường hợp phải kiểm tra chéo giữa các phần mềm để xác nhận trạng thái hồ sơ, thay vì dựa vào một nguồn dữ liệu thống nhất.
Trong vận hành thực tế, các lỗi kỹ thuật không chỉ dừng ở mức bất tiện, mà có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giải quyết thủ tục. Chẳng hạn, hệ thống của một số bộ chưa tích hợp đầy đủ chức năng thanh toán trực tuyến, khiến dù thủ tục đã triển khai online, người dân vẫn phải thực hiện thêm bước thanh toán riêng. Điều này làm gián đoạn quy trình “trọn gói” mà dịch vụ công trực tuyến hướng tới.
Ở một số lĩnh vực khác, dữ liệu chưa được đồng bộ đầy đủ giữa các hệ thống chuyên ngành. Hồ sơ đã xử lý xong ở một phần mềm, nhưng chưa cập nhật sang hệ thống tổng thể, dẫn đến việc bị ghi nhận là chậm trễ.
Những lỗi này, nếu nhìn từ bên ngoài, có thể bị hiểu là “chậm” hoặc “tắc” ở địa phương. Nhưng thực tế, nguyên nhân lại nằm ở sự chưa hoàn thiện của hạ tầng số liên thông.
Ảnh minh họa.
Tác động không nhỏ tới người dân và doanh nghiệp
Với người dân, điều quan trọng nhất khi sử dụng dịch vụ công trực tuyến là sự rõ ràng và tin cậy. Khi hệ thống không hiển thị đúng trạng thái hồ sơ, niềm tin đó dễ bị ảnh hưởng.
Một hồ sơ không được cập nhật kịp thời có thể khiến người dân phải đi lại để hỏi trực tiếp, làm mất đi ý nghĩa của việc số hóa. Với doanh nghiệp, đặc biệt trong các thủ tục đầu tư, xây dựng, việc chậm trễ hay không minh bạch về tiến độ có thể kéo theo chi phí cơ hội rất lớn.
Trong khi đó, ở phía cơ quan nhà nước, áp lực giải quyết hồ sơ đúng hạn vẫn rất cao. Bắc Ninh ghi nhận tỷ lệ hồ sơ giải quyết trước và đúng hạn đạt trên 99% ở cả cấp tỉnh và cấp xã. Nhưng để duy trì kết quả này trong bối cảnh hệ thống chưa đồng bộ, cán bộ phải tăng thêm nhiều thao tác thủ công, thậm chí “bù đắp” bằng kinh nghiệm cá nhân.
Kết quả 5 năm triển khai Nghị định 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử tại Bắc Ninh cho thấy rõ một điều: địa phương đã đi rất xa trong cải cách thủ tục hành chính và chuyển đổi số.
100% thủ tục hành chính được thực hiện theo cơ chế một cửa; 100% thủ tục liên quan đến doanh nghiệp được cung cấp trực tuyến; tỷ lệ số hóa hồ sơ đạt gần 99%; mức độ hài lòng của người dân đạt 98,78%.
Những con số này phản ánh một nền tảng vận hành đã tương đối vững. Nhưng để hệ thống thực sự thông suốt, cần một “mắt xích” quan trọng: sự đồng bộ từ trung ương. Nếu mỗi bộ, ngành phát triển một hệ thống riêng, thiếu kết nối, thiếu chuẩn chung, thì dù địa phương có nỗ lực đến đâu, trải nghiệm của người dân vẫn bị chia cắt.
Tháo gỡ điểm nghẽn ở khâu kết nối, đồng bộ
Vấn đề đặt ra không đơn thuần là nâng cấp phần mềm, mà là thiết kế một kiến trúc thống nhất. Cần có tiêu chuẩn chung về kết nối, chia sẻ dữ liệu; quy trình xử lý phải linh hoạt, phù hợp với phân cấp thực tế ở địa phương; trạng thái hồ sơ phải được đồng bộ theo thời gian thực trên tất cả các nền tảng.
Đồng thời, việc triển khai hệ thống mới cũng cần có lộ trình hợp lý, có giai đoạn thử nghiệm, có cơ chế tiếp nhận phản hồi từ địa phương – nơi trực tiếp vận hành và tiếp xúc với người dân.
Thực tế ở Bắc Ninh cho thấy: khi dữ liệu đã số hóa, quy trình đã điện tử hóa, người dân đã quen với dịch vụ công trực tuyến, thì yêu cầu tiếp theo là hệ thống phải thực sự thông suốt, liền mạch.
Nếu những điểm nghẽn ở khâu kết nối, đồng bộ được tháo gỡ, hiệu quả cải cách sẽ chuyển hóa thành trải nghiệm thực chất: người dân nộp hồ sơ một lần, theo dõi dễ dàng, nhận kết quả đúng hẹn, dù ở bất kỳ đâu.
Đó cũng là đích đến của Nghị định 45: một nền hành chính không giấy tờ, không khoảng cách, và quan trọng hơn, không còn “điểm nghẽn” làm chậm bước cải cách.
Tuệ Minh
