Sau khi vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, phường Việt Yên, tỉnh Bắc Ninh đang phải xử lý khối lượng lớn hồ sơ hành chính trong điều kiện hạ tầng phần mềm còn nhiều điểm nghẽn, biên chế ở một số bộ phận chưa đáp ứng yêu cầu. Dù vậy, hơn 11.000 hồ sơ trong Quý I/2026 đã được tiếp nhận, giải quyết không có hồ sơ quá hạn; nhiều chỉ số về dịch vụ công trực tuyến, số hóa hồ sơ, thanh toán điện tử duy trì ở mức cao.
Ảnh minh họa.
Trung tâm Phục vụ hành chính công phường vận hành ổn định
Sau sắp xếp đơn vị hành chính, phường Việt Yên được hình thành trên cơ sở 4 xã, phường trước đây, quy mô dân số hơn 66 nghìn người, mật độ dân cư cao. Nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính vì thế cũng tăng nhanh, đặc biệt ở các lĩnh vực hộ tịch, đất đai, chứng thực, an sinh xã hội.
Chỉ riêng Quý I/2026, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường đã tiếp nhận 11.286 hồ sơ. Trong số này, 10.873 hồ sơ được giải quyết trước hạn, 252 hồ sơ đúng hạn và không phát sinh hồ sơ quá hạn. Sang tháng 5/2026, số lượng hồ sơ tiếp nhận tiếp tục ở mức cao với 2.311 hồ sơ.
Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Việt Yên duy trì cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo hướng tập trung, công khai và theo dõi toàn bộ tiến độ xử lý trên hệ thống điện tử. Tất cả hồ sơ đều được cập nhật trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính để kiểm soát thời gian xử lý, hạn chế tối đa tình trạng chậm muộn.
Các thủ tục, lệ phí, thành phần hồ sơ và thời gian giải quyết được niêm yết đầy đủ để người dân thuận tiện tra cứu. Không gian giao dịch được bố trí hệ thống lấy số thứ tự, camera giám sát, máy scan, máy tính, đường truyền internet và các thiết bị cần thiết phục vụ tiếp nhận, xử lý hồ sơ.
Hiện Trung tâm bố trí từ 9 đến 10 công chức cùng một nhân viên bưu điện thực hiện tiếp nhận, trả kết quả thủ tục hành chính. Việc phân công được thực hiện theo từng lĩnh vực, gắn trách nhiệm cụ thể với từng vị trí xử lý công việc.
Điều đáng chú ý là dù khối lượng hồ sơ lớn, tỷ lệ giải quyết trước hạn và đúng hạn vẫn được duy trì ở mức tuyệt đối. Trong tháng 3, hơn 99% hồ sơ được giải quyết trước hạn; tháng 5, tỷ lệ này tiếp tục đạt gần 99%. Không phát sinh hồ sơ quá hạn qua các kỳ báo cáo.
Chuyển đổi số đi vào từng thủ tục, từng tổ dân phố
Không chỉ duy trì tiến độ xử lý hồ sơ, phường Việt Yên đang cho thấy sự chuyển dịch khá rõ trong cách vận hành thủ tục hành chính trên môi trường số.
Trong Quý I/2026, có 11.230 hồ sơ được tiếp nhận và giải quyết qua dịch vụ công trực tuyến, đạt 99,5%. Riêng tháng 3 đạt 100%; tháng 5 đạt 98%. Tỷ lệ số hóa hồ sơ khi tiếp nhận được duy trì 100% trong các tháng đầu năm. Hồ sơ có kết quả điện tử đạt từ hơn 91% đến gần 99%. Tỷ lệ thanh toán trực tuyến đạt 100%.
Cùng với đó, việc trả kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích đang dần trở thành lựa chọn phổ biến. Trong Quý I/2026, hơn 9.000 hồ sơ được trả qua bưu điện, đạt khoảng 80%. Riêng tháng 5 đạt 78%.
Những con số này cho thấy nhiều thủ tục hành chính đã được thực hiện theo hướng giảm tiếp xúc trực tiếp, giảm thời gian đi lại và chi phí cho người dân.
Tuy nhiên, chuyển đổi số ở cấp cơ sở gặp thách thức lớn nằm ở khả năng tiếp cận công nghệ của người dân, nhất là người cao tuổi. Từ thực tế đó, phường Việt Yên triển khai phong trào “Bình dân học vụ số” với nhiều cách làm gắn sát địa bàn dân cư.
Trong tháng 4/2026, phường đã phát hành 45 tin, bài tuyên truyền trên hệ thống truyền thanh, Zalo OA, fanpage và cổng thông tin điện tử. Các tổ công nghệ số cộng đồng, đoàn viên thanh niên được huy động trực tiếp hướng dẫn người dân sử dụng dịch vụ số, thanh toán không dùng tiền mặt và thao tác trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Hiện phường có 44 Tổ công nghệ số cộng đồng với 335 thành viên hoạt động tại các tổ dân phố. Đây là lực lượng trực tiếp hỗ trợ người dân tiếp cận kỹ năng số ngay từ cơ sở.
Cùng với đó, các mô hình “Đại sứ số”, “Chợ số”, “Mỗi công dân - Một danh tính số” được triển khai đồng thời nhằm mở rộng khả năng tiếp cận công nghệ trong cộng đồng.
Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, mỗi ngày đều bố trí cán bộ, đoàn viên thanh niên hỗ trợ người dân tạo tài khoản, kê khai hồ sơ, nộp hồ sơ trực tuyến và theo dõi kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Hoạt động hỗ trợ không dừng trong giờ hành chính mà còn duy trì ngoài giờ, cuối tuần.
Đối với người lớn tuổi hoặc người chưa quen sử dụng công nghệ, lực lượng đoàn viên còn trực tiếp đến hộ gia đình để hỗ trợ thực hiện dịch vụ công trực tuyến tại nhà. Hiện có khoảng 85% người dân trưởng thành đã có tri thức cơ bản về chuyển đổi số và kỹ năng số; 80% được xác nhận đạt phổ cập kỹ năng số trên nền tảng VNeID.
Áp lực từ cơ sở và yêu cầu hoàn thiện hạ tầng số
Dù nhiều chỉ số đạt kết quả tích cực, quá trình vận hành Trung tâm Phục vụ hành chính công tại Việt Yên vẫn đối mặt không ít áp lực thực tế.
Khối lượng hồ sơ lớn khiến công chức thường xuyên phải xử lý công việc với cường độ cao, nhất là vào thời điểm tập trung nhiều giao dịch. Trong khi đó, một bộ phận người dân vẫn chưa quen thao tác dịch vụ công trực tuyến, dẫn tới nhu cầu hỗ trợ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa còn lớn.
Cùng với khó khăn về nhân lực là những bất cập từ hệ thống phần mềm dùng chung. Theo phản ánh của địa phương, vẫn có thời điểm hệ thống truy cập chậm, đồng bộ dữ liệu chưa kịp thời, ảnh hưởng tới thao tác xử lý hồ sơ.
Việc liên thông dữ liệu giữa các cấp, các ngành dù đã được cải thiện nhưng chưa thật sự đồng bộ. Một số phần mềm giải quyết thủ tục hành chính của bộ, ngành chưa phân quyền quản trị đến cấp xã, gây khó khăn trong theo dõi, khai thác dữ liệu và xử lý các tình huống phát sinh tại cơ sở.
Hệ thống báo cáo trên phần mềm giải quyết thủ tục hành chính cũng chưa đầy đủ chức năng, hoạt động chưa ổn định, trong khi nhu cầu cập nhật, trích xuất số liệu ngày càng lớn.
Dẫu vậy, từ hoạt động thường ngày ở Bộ phận Một cửa có thể thấy rõ một chuyển động đáng chú ý của chính quyền cơ sở sau sáp nhập: thay vì chỉ dừng ở vai trò quản lý hành chính, bộ máy đang từng bước chuyển mạnh sang tư duy phục vụ.
Sự chuyển động ấy thể hiện qua việc cán bộ trực hỗ trợ ngoài giờ, qua những hồ sơ được số hóa ngay từ khâu tiếp nhận, hay việc người dân có thể nhận kết quả tại nhà thay vì đi lại nhiều lần.
Trong bối cảnh khối lượng công việc ngày càng tăng, hạ tầng số còn những điểm nghẽn và yêu cầu phục vụ người dân ngày càng cao, việc giữ được nhịp vận hành ổn định tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Việt Yên cho thấy nỗ lực thích ứng đáng kể của chính quyền cơ sở trong giai đoạn chuyển đổi hiện nay.
Tuệ Minh
