Sau sáp nhập, xã Tân Sơn, tỉnh Bắc Ninh có địa bàn rộng hơn, nhiều thôn nằm xa trung tâm hành chính. Với người dân miền núi, mỗi lần đi làm giấy tờ thường đồng nghĩa một buổi, thậm chí cả ngày đi lại. Vì vậy, mục tiêu số hóa 100% hồ sơ, giải quyết thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hay để người dân “chỉ cung cấp thông tin một lần” trong kế hoạch cải cách hành chính năm 2026 của xã gắn trực tiếp với nhu cầu đời sống hằng ngày.
Trụ sở Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Tân Sơn, tỉnh Bắc Ninh.
Tân Sơn được hình thành sau sáp nhập đơn vị hành chính có địa bàn rộng, dân cư phân tán, đời sống người dân chủ yếu gắn với sản xuất nông - lâm nghiệp. Có những thôn cách trung tâm xã hàng chục cây số. Trong điều kiện ấy, việc giải quyết thủ tục hành chính theo cách truyền thống khiến người dân tốn không ít thời gian, chi phí đi lại, nhất là với các thủ tục liên quan đất đai, hộ tịch, chính sách xã hội.
Đó cũng là lý do kế hoạch kiểm soát thủ tục hành chính và thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông năm 2026 của UBND xã Tân Sơn đặt trọng tâm vào chuyển đổi số và thay đổi phương thức phục vụ người dân.
Bên cạnh việc cắt giảm giấy tờ, rút ngắn thời gian xử lý, xã Tân Sơn hướng tới một mục tiêu cụ thể hơn: người dân có thể thực hiện thủ tục thuận tiện hơn, ít phải đi lại hơn và không phải lặp lại những thông tin mà cơ quan nhà nước đã có.
Tinh thần ấy được thể hiện khá rõ qua yêu cầu số hóa toàn bộ kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền cấp xã. Những dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ sẽ được tái sử dụng trong các lần thực hiện thủ tục tiếp theo. Người dân không phải photo, chứng thực hay nộp đi nộp lại cùng một loại giấy tờ cho nhiều cơ quan như trước.
Với địa bàn miền núi như Tân Sơn, thay đổi này mang ý nghĩa rất thực tế. Một người dân ở thôn xa trung tâm, nếu trước đây phải nhiều lần xuống xã để bổ sung giấy tờ, xác nhận thông tin thì nay có thể hoàn thiện hồ sơ trên môi trường điện tử hoặc chỉ cần cung cấp dữ liệu một lần để cơ quan chức năng khai thác lại từ hệ thống dùng chung.
Cùng với số hóa hồ sơ là mục tiêu thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình đối với 100% thủ tục đủ điều kiện. Từ khâu nộp hồ sơ, tiếp nhận, xử lý đến thanh toán nghĩa vụ tài chính và trả kết quả đều từng bước thực hiện trên môi trường mạng.
UBND xã cũng đặt mục tiêu tối thiểu 95% hồ sơ được luân chuyển điện tử giữa các cơ quan liên quan. Đây là thay đổi đáng chú ý bởi trong thực tế, không ít hồ sơ chậm trước đây xuất phát từ việc chuyển giấy tờ thủ công giữa các bộ phận hoặc người dân phải tự mang hồ sơ đi hoàn thiện.
Khi dữ liệu được liên thông, nhiều khâu xử lý nội bộ có thể thực hiện trực tiếp trên hệ thống. Điều đó không chỉ rút ngắn thời gian giải quyết mà còn giảm áp lực đi lại cho người dân, doanh nghiệp.
Một điểm mới khác là việc tiếp nhận hồ sơ không phụ thuộc địa giới hành chính. Với những người lao động làm ăn xa, người thường xuyên di chuyển hoặc các hộ dân ở khu vực giáp ranh, đây là thay đổi có ý nghĩa rõ rệt. Thay vì phải trở về đúng nơi cư trú để nộp hồ sơ, nhiều thủ tục có thể được thực hiện ở nơi thuận tiện hơn hoặc trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Xã Tân Sơn đặt ra nhiều chỉ tiêu cụ thể gắn với trách nhiệm thực thi. Trong năm 2026, xã phấn đấu trên 98% hồ sơ thủ tục hành chính được giải quyết đúng và trước hạn; trong đó hơn 80% hồ sơ trả trước hạn. Mức độ hài lòng của người dân, doanh nghiệp về giải quyết thủ tục hành chính phải đạt trên 90%, riêng lĩnh vực đất đai, xây dựng, đầu tư đạt tối thiểu 90%. Các hồ sơ quá hạn phải được giải trình rõ nguyên nhân với người đứng đầu cơ quan và thực hiện xin lỗi người dân theo quy định. Danh sách hồ sơ chậm xử lý cũng được cập nhật công khai định kỳ.
Bên cạnh đó, xã cũng yêu cầu công khai đường dây nóng, địa chỉ tiếp nhận phản ánh, kiến nghị để người dân thuận tiện phản ánh những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Các phản ánh phải được xử lý và công khai kết quả theo quy định.
Thực tế thời gian qua cho thấy việc chuyển đổi số ở cấp xã đang tạo ra những thay đổi rõ rệt. Tại xã miền núi Tân Sơn, tỷ lệ hồ sơ giải quyết trước hạn đã đạt gần 97%; phần lớn hồ sơ được tiếp nhận trực tuyến. Đây là tín hiệu cho thấy việc đưa dịch vụ công lên môi trường số đang dần thay đổi thói quen giải quyết thủ tục của người dân ở khu vực miền núi.
Dĩ nhiên, chuyển đổi số ở cơ sở không thể hoàn thành trong một sớm một chiều. Ở nhiều nơi, người dân lớn tuổi vẫn còn tâm lý quen cầm hồ sơ giấy; hạ tầng công nghệ, kỹ năng số hay khả năng tiếp cận dịch vụ trực tuyến vẫn có độ chênh nhất định.
Bởi vậy, cùng với hoàn thiện hệ thống kỹ thuật, xã Tân Sơn cũng đặt ra yêu cầu đổi mới công tác tuyên truyền theo hướng gần dân, dễ hiểu hơn; tăng hướng dẫn trực tiếp, hỗ trợ người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến, thanh toán trực tuyến và tiếp cận các tiện ích số. Khi hồ sơ được số hóa, dữ liệu được tái sử dụng và nhiều thủ tục có thể thực hiện trực tuyến, người dân sẽ bớt những chuyến đi không cần thiết, doanh nghiệp giảm chi phí thời gian, còn bộ máy hành chính cũng minh bạch và vận hành hiệu quả hơn.
Công Chính
