Sau khi thực hiện sáp nhập theo mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Quang Trung, tỉnh Bắc Ninh nhanh chóng được kiện toàn, từng bước ổn định tổ chức và phương thức vận hành. Từ những thời điểm còn nhiều lúng túng, hạ tầng công nghệ chưa đồng bộ, đến nay, Trung tâm đã cho thấy bước chuyển mạnh mẽ trong phục vụ người dân, doanh nghiệp; khẳng định nỗ lực cải cách, hiện đại hóa nền hành chính cơ sở.
Từng bước vượt qua khó khăn ban đầu
Ngay sau khi sáp nhập, UBND xã Quang Trung đã ban hành hàng loạt văn bản quan trọng để định hình chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ chế hoạt động của Trung tâm Phục vụ hành chính công xã. Các quyết định về tổ chức, phân công nhiệm vụ cán bộ, công chức được ban hành kịp thời, giúp bộ máy nhanh chóng đi vào nề nếp.
Trung tâm được đặt tại cơ sở 1 - Trụ sở Đảng ủy, HĐND, UBND xã, thuận lợi trong chỉ đạo, điều hành và tiếp nhận, trả kết quả thủ tục hành chính (TTHC). Đặc biệt, đến tháng 12/2025, công trình cải tạo, nâng cấp Trung tâm Phục vụ hành chính công với diện tích 160 m² hoàn thành, mở ra không gian làm việc hiện đại, thân thiện, hướng tới dịch vụ hành chính công “gần dân, sát dân, thuận dân”.
Các khu vực chức năng: tiếp đón, tra cứu TTHC, số hóa, dịch vụ công trực tuyến, nộp phí được bố trí khoa học. Máy tính kết nối mạng, thiết bị đánh giá sự hài lòng, hệ thống quầy tiếp nhận theo lĩnh vực đem lại trải nghiệm trực quan, rõ ràng cho người dân.
Nhân sự Trung tâm cũng được củng cố theo hướng tinh gọn, hiệu quả. Từ tháng 7 đến tháng 11/2025, đội ngũ được bố trí 7 - 8 công chức, cơ cấu theo từng lĩnh vực như chứng thực, hộ tịch, tài chính - kế hoạch, nội vụ, y tế - giáo dục, kiểm soát TTHC… Việc phân công chuyên sâu giúp cải thiện rõ chất lượng phục vụ.
Giai đoạn đầu, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Quang Trung gặp không ít trở ngại. Hệ thống phần mềm giải quyết TTHC còn chậm, lỗi và không đồng bộ; nhiều trường hợp đang xử lý bị gián đoạn, gây áp lực cho cán bộ tiếp nhận.
Người dân, đặc biệt là người cao tuổi, người yếu thế còn lúng túng với dịch vụ công trực tuyến. Việc thiếu tài khoản định danh mức độ 2 khiến nhiều hồ sơ phải thực hiện thủ công hoặc cần cán bộ hỗ trợ trực tiếp. Trong khi đó, yêu cầu chuyển đổi số nhanh, số hóa hồ sơ đầy đủ, luân chuyển điện tử liên thông giữa các cấp đòi hỏi nỗ lực lớn từ đội ngũ công chức cơ sở.
Song, bằng tinh thần cầu thị và quyết tâm phục vụ, UBND xã đã chủ động phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh để xử lý lỗi phần mềm; tăng cường hỗ trợ công dân tạo tài khoản VNeID, hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến. Lịch trực hàng tuần của lãnh đạo xã, việc ủy quyền chứng thực, cùng sự tham gia của nhân viên VNPT đã tạo nền tảng quan trọng để tháo gỡ khó khăn.
Công dân lấy số thứ tự làm thủ tục hành chính.
Góp phần hình thành nền hành chính cơ sở hiện đại, minh bạch và hiệu quả
Từ ngày 01/7 đến 03/12/2025, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Quang Trung tiếp nhận 8.788 hồ sơ, trong đó 85,8% nộp trực tuyến là tỷ lệ cao đối với địa bàn xã. Đây là tín hiệu tích cực trong bối cảnh nhiều địa phương vẫn gặp khó trong thói quen nộp hồ sơ điện tử của người dân.
Trong tổng số 8.614 hồ sơ đã giải quyết, có 99,83% đúng và trước hạn. Chỉ 14 hồ sơ quá hạn, đều được xin lỗi bằng văn bản, thực tế bản giấy trả đúng thời gian theo hẹn. Tỷ lệ thanh toán trực tuyến đạt 98,95%, tỷ lệ số hóa hồ sơ khi tiếp nhận đạt 92,61%, cấp kết quả điện tử đạt 91,97%.
Hồ sơ phải bổ sung sau tiếp nhận chỉ chiếm 0,17%, phản ánh việc hướng dẫn đầy đủ, rõ ràng ngay từ đầu của công chức tiếp nhận. Việc trả kết quả qua Bưu chính công ích có 138 hồ sơ, góp phần giảm tải cho Trung tâm.
100% thủ tục hành chính được niêm yết công khai, cập nhật trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh và Cổng dịch vụ công quốc gia.
Xác định công nghệ thông tin là trụ cột của cải cách TTHC, UBND xã Quang Trung triển khai nghiêm túc việc sử dụng Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh. 100% công chức sử dụng thành thạo chức năng số hóa, luân chuyển, ký số, trả kết quả điện tử.
Trung tâm cũng niêm yết mã QR tra cứu TTHC, hướng dẫn người dân đăng ký tài khoản, nộp hồ sơ, thanh toán trực tuyến. Cách làm này giúp tăng mức độ tự chủ của người dân, giảm đáng kể áp lực tiếp nhận trực tiếp và tạo minh bạch trong xử lý hồ sơ.
Thời gian tới, xã Quang Trung đặt mục tiêu nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ. Tăng cường trách nhiệm của công chức trong tiếp nhận, giải quyết hồ sơ; tuyệt đối tránh quá hạn do chủ quan. Rà soát hồ sơ tồn đọng, phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh khắc phục triệt để lỗi kỹ thuật và lỗi đồng bộ dữ liệu. Theo dõi, giám sát tiến độ xử lý, nhất là các hồ sơ liên thông hoặc có nguy cơ chậm hạn. Đẩy mạnh hỗ trợ nộp hồ sơ trực tuyến, chứng thực bản sao điện tử, thanh toán điện tử; khai thác tối đa dữ liệu số đã được tích hợp. Tuyên truyền, khuyến khích người dân và cán bộ địa phương chuyển mạnh sang phương thức giao dịch điện tử.
Với hướng đi rõ ràng, sự chủ động của đội ngũ công chức, cùng quyết tâm xây dựng nền hành chính phục vụ, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Quang Trung đang từng bước khẳng định vai trò kết nối người dân với chính quyền, góp phần hình thành nền hành chính cơ sở hiện đại, minh bạch và hiệu quả.
Tuệ Minh
