Trong những ngày đầu năm 2026, khi hệ thống dịch vụ công của các bộ, ngành đang trong quá trình hoàn thiện, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Yên Thế, tỉnh Bắc Ninh, vẫn duy trì nhịp giải quyết hồ sơ ổn định. Mỗi ngày, hàng chục lượt người dân đến làm thủ tục, phần lớn hồ sơ được tiếp nhận trực tuyến, xử lý nhanh, hạn chế đi lại.
Ảnh minh họa.
Vận hành ổn định, minh bạch từ tiếp nhận đến trả kết quả
Số liệu quý I/2026 cho thấy, Trung tâm đã tiếp nhận 1.975 hồ sơ, giải quyết 1.927 hồ sơ; trong đó 1.804 hồ sơ trước hạn (chiếm 93,62%), 123 hồ sơ đúng hạn, không có hồ sơ quá hạn. Đây là kết quả đáng chú ý trong bối cảnh hệ thống mới còn đang trong giai đoạn hoàn thiện, chưa thật sự đồng bộ.
Điểm dễ nhận thấy tại Trung tâm là cách tổ chức tiếp nhận hồ sơ tập trung. Tất cả thủ tục thuộc thẩm quyền của xã, cũng như các thủ tục liên thông với ngành dọc, đều được giải quyết tại một đầu mối.
Đáng chú ý, tỷ lệ hồ sơ trực tuyến đạt 95,34% (1.883/1.975 hồ sơ). Đây là mức cao so với yêu cầu chung của tỉnh về đẩy mạnh dịch vụ công trực tuyến. Cùng với đó, 100% hồ sơ được số hóa, 100% thanh toán trực tuyến, 100% kết quả có bản điện tử.
Những con số này cho thấy quá trình chuyển đổi từ “làm thủ công” sang “làm trên môi trường số” đã đi vào thực chất, không chỉ dừng ở việc nộp hồ sơ trực tuyến mà còn bao gồm toàn bộ quy trình xử lý.
Hiện Trung tâm có 11 công chức, được phân công theo từng lĩnh vực cụ thể. Bên cạnh đó, còn có 4 cán bộ của các cơ quan ngành dọc như bảo hiểm xã hội, thuế, văn phòng đăng ký đất đai làm việc thường xuyên.
Cách bố trí này giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý các thủ tục liên thông, vốn là khâu dễ phát sinh chậm trễ. Thay vì phải chuyển hồ sơ qua nhiều cấp, nhiều nơi, việc phối hợp được thực hiện ngay tại Trung tâm.
Thực tế cho thấy, các lĩnh vực như đất đai, thuế, bảo hiểm, có nhiều hồ sơ, đã giảm được tình trạng “đi lại nhiều lần”, hạn chế chồng chéo trong xử lý.
Một điểm đáng chú ý là việc công khai, minh bạch được thực hiện xuyên suốt. Người dân có thể theo dõi trạng thái hồ sơ, phản ánh kiến nghị qua nhiều kênh như hòm thư góp ý, mã QR tại Bộ phận Một cửa.
Trong quý I, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Yên Thế chỉ ghi nhận 1 hồ sơ phải bổ sung và 12 hồ sơ trả lại. Tỷ lệ này thấp so với tổng số hồ sơ tiếp nhận, cho thấy khâu hướng dẫn ban đầu đã được thực hiện khá kỹ.
Những “điểm nghẽn” từ hệ thống mới và giải pháp giữ thông suốt
Dù đạt nhiều kết quả tích cực, thực tế vận hành vẫn cho thấy một số khó khăn, chủ yếu xuất phát từ việc triển khai hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung theo ngành dọc.
Hiện nay, một số bộ, ngành chưa triển khai đầy đủ trên hệ thống mới. Trung tâm cấp xã chưa được phân quyền truy cập để theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ thuộc ngành dọc. Điều này khiến việc đôn đốc, giám sát gặp khó khăn, nhất là với các hồ sơ có nguy cơ chậm.
Bên cạnh đó, việc đồng bộ dữ liệu giữa hệ thống của tỉnh và hệ thống ngành dọc còn chậm, chưa ổn định. Dữ liệu cập nhật lên Cổng Dịch vụ công quốc gia chưa đầy đủ, ảnh hưởng đến việc tổng hợp, đánh giá kết quả.
Một bất cập khác là chức năng đánh giá sự hài lòng của người dân trên hệ thống chưa vận hành, khiến việc đo lường chất lượng phục vụ chưa đầy đủ.
Sau sáp nhập đơn vị hành chính, quy mô dân số và khối lượng công việc tại xã tăng lên. Điều này đòi hỏi bộ máy hành chính cơ sở phải thích ứng nhanh, vừa bảo đảm tiến độ giải quyết hồ sơ, vừa nâng chất lượng phục vụ.
Thực tế tại Yên Thế cho thấy, việc duy trì gần 2.000 hồ sơ trong một quý, với tỷ lệ trước hạn cao, là nỗ lực không nhỏ. Đây cũng là minh chứng cho hiệu quả bước đầu của việc tổ chức lại bộ máy theo hướng tinh gọn, tập trung.
Trước những khó khăn từ hệ thống, Trung tâm đang tập trung vào giải pháp “giữ nhịp” vận hành. Cán bộ trực tiếp hỗ trợ người dân nộp hồ sơ trực tuyến, hướng dẫn thao tác, hạn chế sai sót ngay từ đầu.
Việc phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh và các sở, ngành cũng được tăng cường, nhằm kịp thời tháo gỡ vướng mắc kỹ thuật. Đây là giải pháp thực tế, giúp bảo đảm hồ sơ không bị ách tắc trong giai đoạn hệ thống còn đang hoàn thiện.
Từ thực tiễn, xã Yên Thế đề xuất một số giải pháp mang tính căn cơ. Trước hết, cần hoàn thiện hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tập trung của các bộ, ngành, bảo đảm vận hành ổn định, thống nhất. Đồng thời, sớm phân quyền truy cập cho cấp xã để theo dõi, giám sát tiến độ xử lý hồ sơ. Cùng với đó, cần đẩy nhanh việc tích hợp, đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống, bảo đảm số liệu chính xác, kịp thời, phục vụ đánh giá các chỉ số cải cách hành chính.
Việc rà soát, cập nhật đầy đủ danh mục thủ tục hành chính trên hệ thống cũng cần được thực hiện thường xuyên, tránh tình trạng “có thủ tục nhưng chưa có trên hệ thống”. Một yêu cầu quan trọng khác là tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ, kịp thời chấn chỉnh những tồn tại phát sinh trong quá trình vận hành.
Nhìn vào các chỉ tiêu, có thể thấy xã Yên Thế đang đạt và vượt nhiều yêu cầu của tỉnh: tỷ lệ hồ sơ trực tuyến cao, 100% số hóa, không có hồ sơ quá hạn. Tuy nhiên, mục tiêu không dừng ở con số. Điều người dân quan tâm là thủ tục có dễ làm không, có phải đi lại nhiều lần không, có được giải quyết đúng hẹn không.
Từ kết quả quý I/2026, có thể thấy một hướng đi rõ ràng: lấy sự thuận tiện của người dân làm trung tâm, đồng thời từng bước hoàn thiện hệ thống để giảm phụ thuộc vào con người. Khi hệ thống được đồng bộ, dữ liệu được kết nối thông suốt, những kết quả hiện nay sẽ được duy trì và có thể nâng lên một bước mới, nhanh hơn, minh bạch hơn và gần dân hơn.
An Thuận
