Từ cuối tháng 5/2026, khi Cổng dịch vụ công quốc gia chính thức chuyển sang vận hành trên hạ tầng của Trung tâm Dữ liệu quốc gia (Bộ Công an), nhiều địa phương phải khẩn trương thích ứng với nền tảng mới để không làm gián đoạn việc giải quyết thủ tục hành chính. Tại xã Xuân Cẩm, Trung tâm Phục vụ hành chính công vẫn duy trì hoạt động thông suốt, đồng thời triển khai nhiều giải pháp giúp người dân từng bước làm quen với môi trường số.
Ảnh minh họa.
Được thành lập trên cơ sở sắp xếp các đơn vị hành chính từ ngày 1/7/2025, xã Xuân Cẩm có quy mô dân số hơn 73 nghìn người, địa bàn rộng hơn nhiều so với trước đây. Nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính tăng nhanh, trong khi bộ máy cơ sở phải cùng lúc thích ứng với mô hình chính quyền địa phương hai cấp và nhiều thay đổi trong hạ tầng số quốc gia.
Trong bối cảnh đó, yêu cầu đặt ra là cùng với việc giải quyết hồ sơ đúng hạn, còn phải bảo đảm mọi dịch vụ công diễn ra liên tục, thuận tiện và minh bạch. Ngay sau khi Cổng Dịch vụ công quốc gia chuyển sang nền tảng mới, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Xuân Cẩm đã tập trung hướng dẫn người dân sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID để đăng nhập, nộp hồ sơ và thanh toán trực tuyến. Cách làm này giúp người dân nhanh chóng thích nghi, đồng thời hạn chế nguy cơ ùn tắc hồ sơ trong giai đoạn chuyển đổi.
Những con số trong sáu tháng đầu năm 2026 cho thấy nỗ lực ấy đã mang lại kết quả rõ nét. Từ ngày 15/12/2025 đến 14/6/2026, Trung tâm tiếp nhận 34.654 hồ sơ trên nhiều lĩnh vực. Trong đó, 14.806 hồ sơ được tiếp nhận trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh; 14.503 hồ sơ đã được giải quyết, đạt 97,95%. Đáng chú ý, 14.029 hồ sơ, tương đương 96,73%, được giải quyết trước hạn; 474 hồ sơ đúng hạn và không phát sinh hồ sơ quá hạn. 17.677 hồ sơ chứng thực trực tiếp và 2.171 hồ sơ trên các hệ thống chuyên ngành của Bộ Tư pháp, Bộ Y tế, Bộ Xây dựng, Bộ Nội vụ, Bộ Công Thương cũng được tiếp nhận, giải quyết đồng đều, cho thấy đội ngũ cán bộ đã chủ động thích ứng với quy trình điện tử ngày càng phức tạp.
Tuy nhiên, phía sau những con số tích cực là áp lực ngày càng lớn đối với bộ máy hành chính. Trung tâm hiện phải vận hành đồng thời nhiều hệ thống khác nhau của tỉnh và các bộ, ngành. Mỗi hệ thống có quy trình nghiệp vụ riêng, nhiều bước xử lý, khiến khối lượng công việc tăng đáng kể, nhất là khi phải theo dõi tiến độ và đồng bộ dữ liệu giữa các nền tảng.
Phần mềm của Bộ Tư pháp có thời điểm chưa tra cứu được thông tin công dân hoặc không hiển thị dữ liệu trên tờ khai điện tử; chức năng thanh toán trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia còn xảy ra tình trạng chậm đồng bộ mã hồ sơ, khiến người dân phải chờ để hoàn tất giao dịch. Việc tổng hợp báo cáo định kỳ vẫn phải thực hiện thủ công từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, làm tăng áp lực đối với cán bộ đầu mối trong khi thời gian dành cho công tác chuyên môn bị thu hẹp.
Về nguồn lực, Trung tâm hiện có 12 cán bộ, công chức, trong đó có 2 cán bộ biệt phái và 1 cán bộ kiêm nhiệm công tác kế toán. Đến nay vẫn chưa được bố trí cán bộ của Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai liên xã Hiệp Hòa cũng như nhân viên bưu điện, thuế làm việc thường xuyên tại Trung tâm. Điều này khiến người dân khi thực hiện các thủ tục liên quan đến đất đai hoặc nghĩa vụ tài chính vẫn phải di chuyển hoặc chờ phối hợp với các đơn vị liên quan, ảnh hưởng phần nào đến tính liên thông của mô hình “một cửa”.
Từ những kết quả đã đạt được và những vướng mắc còn tồn tại, điều Xuân Cẩm hướng đến trong thời gian tới là hình thành thói quen sử dụng dịch vụ số trong cộng đồng, để người dân trở thành chủ thể của quá trình chuyển đổi số, thay vì chỉ là người thụ hưởng.
Đó cũng là lý do Ban Thường vụ Đảng ủy xã xác định việc triển khai phong trào “Bình dân học vụ số” và hỗ trợ cài đặt chữ ký số công cộng là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của năm 2026. Nếu trước đây cán bộ bộ phận một cửa chủ yếu hỗ trợ người dân hoàn thiện hồ sơ thì nay trọng tâm chuyển sang hướng dẫn người dân tự thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, sử dụng tài khoản VNeID, chữ ký số công cộng và các dịch vụ số thiết yếu. Cách làm này vừa giúp người dân thuận lợi hơn khi giao dịch với cơ quan nhà nước, vừa tạo nền tảng để mở rộng thanh toán không dùng tiền mặt, ký số tài liệu và thực hiện nhiều dịch vụ công trực tuyến ngay tại nhà.
Điểm đáng chú ý là phong trào được triển khai bằng những việc làm cụ thể. Trung tâm Phục vụ hành chính công xã phối hợp với Đoàn Thanh niên tổ chức các đợt cao điểm hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến và cài đặt chữ ký số công cộng. Các tổ công nghệ số cộng đồng cùng lực lượng thanh niên tình nguyện triển khai phương châm “đi từng ngõ, gõ từng nhà, hướng dẫn từng người”, trực tiếp giúp người dân làm quen với điện thoại thông minh, sử dụng VNeID, ký số điện tử và khai thác các dịch vụ công trực tuyến. Đây là cách tiếp cận phù hợp bởi ở nhiều vùng nông thôn, rào cản lớn nhất của chuyển đổi số không còn là thiết bị hay đường truyền mà chính là kỹ năng và sự tự tin của người sử dụng.
Để phong trào tạo hiệu quả bền vững, xã cũng phân công rõ trách nhiệm cho từng cơ quan, đơn vị. Lực lượng Công an xã tăng cường hướng dẫn người dân bảo đảm an toàn trên không gian mạng và hỗ trợ cài đặt chữ ký số khi công dân đến làm thủ tục; các trường học phát huy vai trò của giáo viên và học sinh trong việc lan tỏa kỹ năng số đến từng gia đình; Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội huy động hội viên, đoàn viên tuyên truyền, hướng dẫn người dân tiếp cận các dịch vụ số. Khi cả hệ thống chính trị cùng tham gia, chuyển đổi số không còn là nhiệm vụ riêng của Trung tâm Phục vụ hành chính công mà trở thành phong trào của toàn xã.
Cùng với nâng cao kỹ năng số cho người dân, những kiến nghị từ thực tiễn cũng cần sớm được tháo gỡ. Việc bố trí cán bộ của Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai liên xã, nhân viên bưu điện và thuế làm việc tại Trung tâm sẽ giúp người dân thực hiện trọn vẹn nhiều thủ tục ngay tại một địa điểm, đúng tinh thần của cơ chế “một cửa”. Song song với đó, việc tiếp tục hoàn thiện các phần mềm chuyên ngành, ổn định chức năng thanh toán trực tuyến, liên thông dữ liệu và tự động hóa các biểu mẫu báo cáo sẽ giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công cho cán bộ, để họ có thêm thời gian hỗ trợ người dân và nâng cao chất lượng phục vụ.
Từ thực tiễn của Xuân Cẩm có thể thấy, chuyển đổi số ở cơ sở sẽ chỉ thành công khi được triển khai đồng thời trên ba trụ cột: hệ thống công nghệ ổn định, đội ngũ cán bộ làm chủ quy trình và người dân có đủ kỹ năng để sử dụng dịch vụ số. Khi ba yếu tố này cùng được củng cố, bộ phận một cửa sẽ giải quyết thủ tục hành chính nhanh hơn, đồng thời từng bước chuyển từ nơi “tiếp nhận hồ sơ” thành trung tâm hỗ trợ người dân tiếp cận chính quyền số.
Công Chính
