Từ đầu năm đến nay, tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Nam Sơn, tỉnh Bắc Ninh, lượng hồ sơ thủ tục hành chính tăng mạnh, phản ánh nhu cầu giao dịch của người dân sau sáp nhập và phục hồi các hoạt động kinh tế - xã hội. Trong bối cảnh đó, việc giữ vững tỷ lệ giải quyết đúng hạn 100% là nỗ lực đáng ghi nhận, song cũng cho thấy áp lực không nhỏ đối với đội ngũ cán bộ cơ sở.
Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Nam Sơn, tỉnh Bắc Ninh.
Hồ sơ nhiều, vận hành vẫn giữ nhịp
Trong ba tháng đầu năm 2026, phường Nam Sơn đã tiếp nhận 12.553 hồ sơ thủ tục hành chính, toàn bộ là hồ sơ phát sinh trong kỳ. Đã có 12.535 hồ sơ được giải quyết và trả kết quả, tất cả đều đúng hạn, không có hồ sơ quá hạn. Hiện còn 18 hồ sơ đang xử lý và đều trong thời gian quy định.
Đáng chú ý, tỷ lệ hồ sơ được số hóa, thanh toán trực tuyến và trả kết quả điện tử đều đạt 100%. Đây là một bước tiến rõ rệt trong chuyển đổi số ở cấp cơ sở, nơi trực tiếp tiếp xúc với người dân hằng ngày.
Với hơn 12.500 hồ sơ trong quý I, trung bình mỗi ngày làm việc, Bộ phận Một cửa phường phải tiếp nhận và xử lý hàng trăm hồ sơ. Trong đó có 820 hồ sơ liên thông, tức là phải phối hợp với các cơ quan cấp trên để giải quyết.
Dù khối lượng công việc lớn, quy trình tiếp nhận và trả kết quả vẫn được duy trì ổn định. Phường không để phát sinh hồ sơ quá hạn, không có hồ sơ tồn đọng kéo dài. Đây là kết quả của việc theo dõi sát tiến độ xử lý hồ sơ hằng ngày.
Một cách làm đáng chú ý là việc rà soát hồ sơ sắp đến hạn, gửi nhắc việc qua nhóm công việc và hệ thống điều hành để đôn đốc các bộ phận chuyên môn. Nhờ đó, nhiều hồ sơ được xử lý kịp thời, hạn chế nguy cơ trễ hạn ngay từ sớm.
Bên cạnh đó, việc cập nhật kịp thời các quy định mới như Nghị định 118/2025/NĐ-CP và Nghị định 367/2025/NĐ-CP giúp quy trình vận hành tại cơ sở bám sát yêu cầu chung, tránh lúng túng khi triển khai.
Một điểm nổi bật là toàn bộ hồ sơ tiếp nhận đều được số hóa ngay từ đầu; kết quả giải quyết cũng được trả dưới dạng điện tử. Người dân có thể thanh toán trực tuyến, tra cứu tiến độ, giảm đáng kể việc đi lại.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy “số hóa” chưa đồng nghĩa với “nhẹ việc”. Ngược lại, trong giai đoạn đầu chuyển đổi, khối lượng công việc của cán bộ còn tăng lên.
Hiện nay, cán bộ cấp xã vẫn phải thao tác trên nhiều hệ thống phần mềm khác nhau, do mỗi bộ, ngành có một nền tảng riêng. Việc này khiến quá trình xử lý hồ sơ mất thêm thời gian, dễ phát sinh lỗi kỹ thuật.
Đặc biệt, một số thủ tục chưa được cấu hình đầy đủ trên hệ thống dịch vụ công, như thủ tục bảo hiểm y tế cho người cao tuổi từ 70 tuổi trở lên, thủ tục mai táng, hỏa táng… Trong những trường hợp này, phường vẫn phải tiếp nhận và giải quyết trực tiếp để không làm gián đoạn nhu cầu của người dân.
Bên cạnh yếu tố công nghệ, áp lực lớn nhất hiện nay vẫn là con người. Đội ngũ cán bộ cấp xã còn mỏng, nhiều vị trí phải kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực. Khi lượng hồ sơ tăng nhanh, đặc biệt vào giờ cao điểm, tình trạng quá tải là khó tránh khỏi.
Thực tế cũng ghi nhận vẫn có thời điểm hồ sơ bị chậm xử lý ở một số khâu chuyên môn, dẫn đến phát sinh quá hạn trên hệ thống, dù không nhiều. Ngoài ra, việc phân quyền tài khoản trên hệ thống chưa thực sự phù hợp với vị trí việc làm của cán bộ, khiến một số trường hợp không thể thao tác, phải chờ xử lý từ cấp trên, ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Những hạn chế này không chỉ là vấn đề riêng của Nam Sơn, mà cũng là tình trạng chung ở nhiều địa phương trong giai đoạn chuyển đổi số, khi hệ thống công nghệ chưa hoàn toàn đồng bộ.
Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Nam Sơn duy trì tỷ lệ giải quyết đúng hạn 100% trong quý I/2026.
Bài học từ thực tiễn cơ sở và yêu cầu cải cách
Thực tế tại Nam Sơn cho thấy một điều rõ ràng: cải cách thủ tục hành chính ở cấp xã không chỉ là câu chuyện quy trình, mà còn là bài toán tổng thể về con người, công nghệ và cách tổ chức thực hiện.
Việc duy trì tỷ lệ giải quyết đúng hạn 100% là kết quả đáng ghi nhận, nhưng điều người dân mong muốn không dừng ở đó. Điều họ cần là thủ tục rõ ràng, dễ hiểu, nộp một lần là xong, không phải đi lại hay chỉnh sửa nhiều lần.
Từ kinh nghiệm thực tế, một số hướng cần tiếp tục được tập trung trong thời gian tới. Trước hết, cần hoàn thiện hệ thống công nghệ theo hướng dùng chung, đồng bộ. Khi cán bộ chỉ cần làm việc trên một nền tảng, hiệu quả xử lý sẽ được nâng lên rõ rệt. Cùng với đó, cần tiếp tục đơn giản hóa, chuẩn hóa quy trình thủ tục, nhất là những thủ tục liên quan trực tiếp đến đời sống người dân như bảo hiểm, mai táng, chính sách xã hội.
Việc tăng cường hướng dẫn người dân, kể cả thông qua các công cụ mới như trí tuệ nhân tạo, cũng là hướng đi cần thiết để giảm sai sót trong quá trình nộp hồ sơ.
Bước sang quý II/2026, phường Nam Sơn xác định tiếp tục giữ vững kỷ luật hành chính, theo dõi sát tiến độ xử lý hồ sơ, kịp thời chấn chỉnh các trường hợp chậm trễ. Trọng tâm là đẩy mạnh số hóa toàn diện, bảo đảm hồ sơ được xử lý trên môi trường điện tử, ký số đầy đủ, trả kết quả điện tử ổn định.
Đồng thời, tăng cường công khai quy trình, giúp người dân dễ theo dõi, giảm việc phải hỏi nhiều lần. Việc đánh giá cán bộ theo tiêu chí cụ thể cũng được triển khai nhằm nâng cao trách nhiệm, thái độ phục vụ.
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, những kết quả bước đầu tại Nam Sơn là nền tảng để tiếp tục hoàn thiện, hướng tới mục tiêu cao hơn: thủ tục hành chính đúng, nhanh, và thực sự thuận tiện, gần gũi với người dân.
Quang Minh
