Thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh Bắc Ninh tại Văn bản số 264/UBND-HCC ngày 15/7/2025, Văn phòng UBND tỉnh hướng dẫn nguyên tắc, tiêu chí, số lượng các khu vực và trang thiết bị chuẩn để bố trí tại TTPVHCC cấp xã trên địa bàn tỉnh, cụ thể như sau:
I. Nguyên tắc thực hiện
Bố trí đầy đủ các khu vực và trang thiết bị phục vụ người dân, doanh nghiệp đáp ứng quy định tại Điều 13 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP, Công văn số 5621/VPCP-KSTT ngày 20/6/2025 của Văn phòng Chính phủ, qua đó nâng cao chất lượng phục vụ và quá trình xử lý, giải quyết kịp thời thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp theo hướng linh hoạt, phù hợp với điều kiện từng địa phương và khối lượng giao dịch thực tế.
Đối với 18 xã, phường trung tâm của cấp huyện cũ và các xã có số lượng hồ sơ thủ tục hành chính lớn, dân số đông (>40.000 dân) cần bố trí nhân sự, trụ sở với diện tích đủ lớn, trang thiết bị nhiều hơn theo nhu cầu thực tế để phục vụ tốt nhất cho người dân, doanh nghiệp.
Người dân giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Việt Yên (Ảnh minh họa).
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Bố trí các khu vực tại TTPVHCC xã, phường
Thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I, công văn số 5621/VPCP-KSTT ngày 20/6/2025 của Văn phòng Chính phủ, theo đó tại Trung tâm Phục vụ hành chính công sẽ gồm các khu vực sau:
(1) Khu vực tiếp đón cá nhân, tổ chức: Có nhân sự tiếp đón, hướng dẫn, lấy số tự động hoặc theo lịch hẹn.
(2) Khu vực cung cấp, tra cứu thông tin, TTHC: Công khai các TTHC và các thông tin khác theo quy định; phục vụ cá nhân, tổ chức tra cứu, tìm kiếm thông tin liên quan đến việc thực hiện TTHC và chuẩn bị, hoàn thiện hồ sơ TTHC trước khi nộp.
(3) Khu vực tự số hóa, thực hiện dịch vụ công: Phục vụ cá nhân, tổ chức tự chủ động (có thể bố trí nhân sự hướng dẫn) số hóa giấy tờ hoặc thực hiện dịch vụ công trực tuyến trên các trang thiết bị (máy scan, máy vi tính…) được bố trí sẵn.
(4) Khu vực ngồi chờ: Dành cho cá nhân, tổ chức chờ đến lượt thực hiện TTHC, chờ nhận kết quả giải quyết TTHC, chờ gặp gỡ, trao đổi với cán bộ, công chức bộ phận một cửa hoặc cơ quan giải quyết TTHC.
(5) Khu vực tiếp nhận và số hóa hồ sơ TTHC: Được chia thành từng quầy để tiếp nhận hồ sơ TTHC của cá nhân, tổ chức và thực hiện số hóa hồ sơ TTHC theo quy định; có bố trí quầy giải quyết TTHC trong ngày.
(6) Khu vực thu phí, lệ phí và trả kết quả TTHC: Trả kết quả giải quyết TTHC cho cá nhân, tổ chức và đóng phí, lệ phí nếu có.
(7) Khu vực khác: Tùy theo tình hình thực tế, các địa phương có thể bố trí thêm phân khu như:
- Các phòng nhỏ hỗ trợ cá nhân, tổ chức gọi điện thoại video với đại diện cơ quan giải quyết TTHC hoặc làm việc trao đổi trực tiếp với cán bộ, công chức bộ phận một cửa hoặc cơ quan giải quyết TTHC (có thể đặt lịch hẹn trước) để tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong thực thiện TTHC.
- Quầy dành riêng cho đối tượng yếu thế như: người cao tuổi, phụ nữ mang thai, người khuyết tật.
- Quầy dịch vụ hỗ trợ như: Hỗ trợ về pháp lý (dịch vụ tư vấn); hỗ trợ thanh toán phí, lệ phí (trực tuyến, tự động, cây thanh toán…); dịch vụ sao chụp, in ấn tài liệu; dịch vụ chứng thực, công chứng; dịch vụ bưu chính…
(8) Khu vực nội bộ dành cho cán bộ, công chức của BPMC: Phòng lãnh đạo, phòng họp, phòng làm việc dành cho những biên chế chuyên trách làm việc tại Trung tâm.
2. Hướng dẫn về tiêu chí, số lượng trang thiết bị
2.1. Đối với trang thiết bị phục vụ cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại bộ phận một cửa và các thiết bị dùng chung (tại các khu vực 4, 5, 6, 7, 8 và không gian chung): UBND xã, phường chủ động rà soát bố trí đáp ứng theo tiêu chuẩn định mức tại Quyết định số 15/2025/QĐ-TTg ban hành ngày 14/6/2025 của Thủ tướng Chính phủ.
2.2. Đối với trang thiết bị tại khu vực 1, 2, 3 tại TTPVHCC các xã, phường và các điểm tiếp nhận:
a. Khu vực tiếp đón cá nhân, tổ chức (khu vực 1): Cần trang trang bị hệ thống xếp hàng tự động để người dân lấy số (Tái sử dụng lại hệ thống xếp hàng tự động tại TTPVHCC cấp huyện cũ, bộ phận một cửa của cấp xã (cũ) sau đó tiến hành đánh giá, sửa chữa, nâng cấp hoặc đầu tư mới để đáp ứng nhu cầu sử dụng);
Đối với các xã, phường có số lượng giao dịch phát sinh trung bình dưới 20 hồ sơ/ngày không bắt buộc phải trang bị và được tự động đánh giá hoàn thành tiêu chí này để tránh lãng phí.
b. Khu vực cung cấp, tra cứu thông tin, TTHC (khu vực 2):
- Trang bị màn hình cảm ứng phục vụ tổ chức, cá nhân tra cứu thông tin, thủ tục hành chính, tra cứu kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Trước mắt, khi chưa trang bị được màn hình cảm ứng cần bố trí 1-2 bộ máy tính có kết nối internet để người dân chủ động trong việc tra cứu thông tin, thủ tục hành chính.
- Niêm yết công khai bộ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết cấp xã, trong đó có mã QR liên kết đến TTHC trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
c. Khu vực tự số hóa, thực hiện dịch vụ công (khu vực 3)
Trang bị máy tính, máy scan A4, máy scan A3, máy in A4, thiết bị đọc thẻ căn cước công dân để người dân, doanh nghiệp chủ động số hóa giấy tờ hoặc thực hiện dịch vụ công trực tuyến.
d. Trang thiết bị tại các điểm tiếp nhận được UBND các xã, phường bố trí thêm ngoài TTPVHCC cấp xã
Tùy theo tình hình thực tế tại địa phương để bố trí số lượng các khu vực cho phù hợp, trong đó phải bố trí khu vực số hóa, thực hiện dịch vụ công (khu vực 3) cho người dân, doanh nghiệp (có trang bị các máy tính, máy scan A4, máy scan A3, máy in A4, thiết bị đọc thẻ căn cước công dân) (Số lượng và cấu hình trang thiết bị tối thiểu theo Phụ lục đính kèm)
3. Tổ chức thực hiện
UBND xã phường chủ động cân đối, sử dụng trang thiết bị hiện có sau sắp xếp, sáp nhập để trang bị cho TTPVHCC cấp xã đáp ứng các tiêu chí trên. Trường hợp chưa đáp ứng yêu cầu, UBND cấp xã chủ động sử dụng ngân sách địa phương và ngân sách cấp trên bổ sung để mua sắm bổ sung trang thiết bị đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, tránh thất thoát, lãng phí.
UBND xã, phường xây dựng, gửi kế hoạch triển khai, thực hiện rà soát, bố trí, mua sắm trang thiết bị đáp ứng nhu cầu của TTPVHCC cấp xã về Văn phòng UBND tỉnh (qua Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh) trước ngày 20/7/2025 để tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh và hoàn thành việc thực hiện mua sắm trong tháng 8/2025.
Xem chi tiết văn bản hướng dẫn.
HCC
