Ngày 21/11/2025, UBND tỉnh Bắc Ninh ban hành Quyết định số 79/2025/QĐ-UBND về Quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử công vụ trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh. Quy chế có hiệu lực từ ngày 5/12/2025, nhằm hoàn thiện nền tảng trao đổi thông tin số trong hoạt động công vụ, bảo đảm an toàn, thống nhất và chuyên nghiệp trong xử lý công việc.
Hệ thống thư điện tử công vụ trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.
Quy chế quy định rõ phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng; trong đó bao gồm các cơ quan nhà nước, công chức, viên chức, người lao động và các tổ chức, cá nhân có liên quan. Hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh được vận hành tập trung tại Trung tâm tích hợp dữ liệu, do Sở Khoa học và Công nghệ quản lý. Người dùng có thể truy cập qua địa chỉ https://mail.bacninh.gov.vn với các giao thức thư điện tử phổ biến, phục vụ gửi - nhận thông tin chính thống trong hoạt động công vụ.
Một trong những điểm đáng chú ý của Quy chế là quy định cụ thể về bảo đảm an toàn thông tin. Mật khẩu hộp thư điện tử phải đáp ứng chuẩn bảo mật theo mức độ, được thay đổi định kỳ 3-6 tháng tùy cấp độ quản trị; hạn chế truy cập từ mạng công cộng; không gửi - nhận các tệp tin thực thi hoặc tệp nén có mã hóa; đồng thời khuyến khích sử dụng chữ ký số khi gửi tài liệu. Các biện pháp này góp phần nâng cao an toàn dữ liệu, phòng ngừa nguy cơ rò rỉ thông tin và hạn chế thư rác, thư độc hại.
Quy chế cũng hướng dẫn chi tiết việc cấp mới, cấp lại mật khẩu, thay đổi thông tin hộp thư điện tử công vụ. Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý yêu cầu trong thời hạn tối đa 2 ngày làm việc, riêng yêu cầu cấp lại mật khẩu được thực hiện trong vòng 2 giờ. Điều này tạo thuận lợi cho cán bộ, công chức trong quá trình sử dụng, đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt, không gián đoạn.
Về tần suất sử dụng, cán bộ được cấp hộp thư điện tử công vụ phải kiểm tra thư hàng ngày để tiếp nhận thông tin kịp thời, tránh ảnh hưởng đến tiến độ xử lý công việc. Quy chế cũng quy định các trường hợp tạm dừng hoặc chấm dứt hoạt động hộp thư, bảo đảm tính kỷ luật và an toàn trong hệ thống.
Đối với trách nhiệm tổ chức thực hiện, Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì vận hành hệ thống, bảo đảm an toàn kỹ thuật, ngăn chặn thư rác, lưu trữ dữ liệu dự phòng và tổ chức tập huấn nâng cao kỹ năng sử dụng thư điện tử công vụ. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tuyên truyền, hướng dẫn cán bộ sử dụng đúng quy định, đồng thời cập nhật danh bạ thư điện tử công vụ trên trang thông tin điện tử của cơ quan.
Việc ban hành Quy chế mới góp phần chuẩn hóa, hiện đại hóa hoạt động trao đổi thông tin trong toàn bộ hệ thống cơ quan nhà nước tỉnh Bắc Ninh. Khi áp dụng vào thực tiễn, Quy chế giúp nâng cao hiệu quả xử lý công việc; giảm thời gian, chi phí trao đổi văn bản; tăng cường an toàn - bảo mật thông tin; đồng thời thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong quản lý nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng chuyên nghiệp, minh bạch hơn.
Xem chi tiết Quyết định số 79/2025/QĐ-UBND./.
HCC
