Văn phòng UBND tỉnh Bắc Ninh ban hành Công văn số 230/VP-HCC ngày 25/7/2025 về việc hướng dẫn thực hiện trách nhiệm của Bộ phận Một cửa và các phòng chuyên môn cấp xã trong tiếp nhận, xử lý hồ sơ thủ tục hành chính.
Cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Bắc Giang tiếp nhận, xử lý hồ sơ thủ tục hành chính (Ảnh minh họa).
Để thống nhất triển khai nhiệm vụ tại cấp xã, bảo đảm thực hiện đúng quy định, không chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm giữa Bộ phận Một cửa và các phòng ban chuyên môn trong xử lý hồ sơ thủ tục hành chính (TTHC), Văn phòng UBND tỉnh hướng dẫn như sau:
Về trách nhiệm của Bộ phận Một cửa cấp xã
Bộ phận Một cửa cấp xã (gồm công chức, viên chức thuộc Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã và cán bộ, công chức, viên chức được cử đến từ các phòng ban chuyên môn thuộc UBND xã, phường) có trách nhiệm tổ chức thực hiện các nội dung sau:
Hướng dẫn tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định pháp luật và quy trình xử lý trên Hệ thống Thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTGQTTHC) tỉnh;
Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân tại Bộ phận Một cửa cấp xã;
Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ theo quy định pháp luật. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, không đúng quy định thì có trách nhiệm từ chối tiếp nhận và thông báo rõ lý do;
Thực hiện số hóa hồ sơ (nếu nộp bản giấy), cập nhật thông tin trên Hệ thống TTGQTTHC, đảm bảo đúng danh mục, biểu mẫu, tiến trình điện tử theo hướng dẫn kỹ thuật;
Xử lý hoặc chuyển hồ sơ đến cán bộ xử lý chuyên môn thuộc các phòng ban chuyên môn cấp xã được phân công xử lý;
Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ, phối hợp với cán bộ chuyên môn cập nhật trạng thái xử lý và kết quả giải quyết trên hệ thống;
Thu phí, lệ phí, các nghĩa vụ tài chính (nếu có) đối với hồ sơ TTHC theo quy định;
Tiếp nhận và trả kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân, đúng hạn, đúng quy định và đúng hình thức đã đăng ký;
Lưu ý: Mọi hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân phải được tiếp nhận tập trung tại Bộ phận Một cửa cấp xã.
Về trách nhiệm của các phòng ban chuyên môn cấp xã
Các phòng ban chuyên môn cấp xã có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Một cửa cấp xã trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính; đồng thời thực hiện quản lý, phân công, giám sát cán bộ chuyên môn trực thuộc tham gia xử lý hồ sơ hành chính trên Hệ thống TTGQTTHC của tỉnh theo lĩnh vực được giao.
Phân công cán bộ chuyên môn đủ năng lực, thẩm quyền làm việc trực tiếp tại Bộ phận Một cửa cấp xã để tiếp nhận, xử lý hồ sơ theo lĩnh vực được giao;
Chịu trách nhiệm chuyên môn đối với nội dung, tiến độ và kết quả xử lý hồ sơ TTHC của đơn vị;
Phối hợp với công chức, viên chức Bộ phận Một cửa trong việc cập nhật trạng thái, kết quả và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân;
Tuyệt đối không tự tổ chức tiếp nhận hoặc xử lý hồ sơ TTHC tại đơn vị mình, toàn bộ hồ sơ phải được tiếp nhận, xử lý tại Bộ phận Một cửa và trên Hệ thống TTGQTTHC theo đúng quy định (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác).
Trách nhiệm của UBND các xã, phường
Rà soát, ban hành quyết định phân công cán bộ chuyên môn thuộc các phòng ban làm việc trực tiếp tại Bộ phận Một cửa, đảm bảo phân công theo đúng lĩnh vực chuyên môn và cán bộ được cử có đủ năng lực sử dụng Hệ thống TTGQTTHC;
Bảo đảm đầy đủ điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài khoản truy cập hệ thống và đường truyền internet để vận hành thông suốt;
Tổ chức kiểm tra nội bộ, kịp thời xử lý hoặc phản ánh các khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai về Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh để được hỗ trợ.
Chỉ đạo cán bộ phụ trách công nghệ thông tin thực hiện phân quyền tài khoản cho các cán bộ, công chức, viên chức được phân công tiếp nhận, giải quyết TTHC trên Hệ thống TTGQTTHC theo đúng hướng dẫn kỹ thuật.
Trách nhiệm của các sở, ngành liên quan
Các sở, ban, ngành chuyên môn thuộc UBND tỉnh căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, chủ động theo dõi, tổng hợp các khó khăn, vướng mắc liên quan đến việc triển khai thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC thuộc lĩnh vực quản lý. Trong đó, tập trung vào các vấn đề như:
Quy trình xử lý thủ tục hành chính còn chưa thống nhất giữa Trung ương và địa phương;
Tình trạng chưa liên thông hoặc lỗi kỹ thuật kết nối với các phần mềm chuyên ngành cấp bộ (ví dụ: Hệ thống quản lý hộ tịch, đất đai, đăng ký doanh nghiệp, tra cứu được thông tin cư trú của công dân…);
Các vướng mắc về chính sách thu phí, lệ phí, thời gian giải quyết hồ sơ sau sáp nhập, hoặc việc gán quyền xử lý trên hệ thống chưa đầy đủ.
Trường hợp nội dung vượt thẩm quyền, đề nghị các sở, ngành chủ động báo cáo UBND tỉnh và có văn bản kiến nghị các bộ, ngành Trung ương liên quan sớm xem xét tháo gỡ, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong thực hiện thủ tục hành chính và đảm bảo tính đồng bộ, thông suốt của hệ thống./.
Công Chính
