Cuối năm 2025, tại Bắc Ninh, gần 99% hồ sơ thủ tục hành chính đã được số hóa; hơn 90% dữ liệu được tái sử dụng trong quá trình giải quyết thủ tục. Những con số này không chỉ phản ánh tiến độ chuyển đổi số, mà còn cho thấy một thay đổi căn bản: từ cách quản lý dựa trên “kho giấy” sang khai thác “tài sản số” trong vận hành bộ máy hành chính.
Ảnh minh họa.
Sau 5 năm triển khai Nghị định 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, số hóa dữ liệu không còn là một nhiệm vụ kỹ thuật, mà đã trở thành nền tảng để thay đổi cách phục vụ người dân, doanh nghiệp.
Lưu trữ hồ sơ, hình thành dữ liệu dùng chung
Trước đây, mỗi bộ hồ sơ thủ tục hành chính gần như là một “đơn vị độc lập”. Người dân phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cho từng lần giao dịch, kể cả khi thông tin đã từng được cung cấp trước đó. Các cơ quan quản lý lưu trữ hồ sơ chủ yếu dưới dạng giấy, việc tra cứu, chia sẻ thông tin còn hạn chế.
Nghị định 45 đặt ra yêu cầu chuyển các thủ tục hành chính lên môi trường điện tử, đồng thời gắn với việc số hóa hồ sơ và kết quả giải quyết. Tại Bắc Ninh, quá trình này được triển khai theo lộ trình rõ ràng.
Giai đoạn 2021-2024, hai tỉnh Bắc Ninh và Bắc Giang (trước khi sáp nhập) đã ban hành danh mục các thành phần hồ sơ cần số hóa theo từng đợt, tập trung vào các lĩnh vực có tần suất giao dịch cao. Từ tháng 7/2025, khi mô hình chính quyền hai cấp được vận hành, việc số hóa tiếp tục được rà soát, hợp nhất và hoàn thiện trên toàn tỉnh. Cách làm này giúp chuyển dần từ “số hóa để lưu trữ” sang “số hóa để sử dụng”.
Đến ngày 31/12/2025, Bắc Ninh đã hoàn thành 100% việc số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực theo quy định. Các chỉ số cụ thể cho thấy mức độ triển khai ở quy mô lớn: tỷ lệ số hóa hồ sơ và cấp kết quả điện tử đạt 98,85%; tỷ lệ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đạt 98,79%; 100% dữ liệu đất đai (gần 3 triệu thửa đất) được đồng bộ hóa. Đây là một trong những mức cao nhất trên cả nước, đặc biệt trong bối cảnh khối lượng hồ sơ lớn và đa dạng.
Đáng chú ý, việc số hóa không dừng lại ở khâu “chuyển giấy sang file”, mà gắn với việc cấu hình quy trình điện tử cho toàn bộ 2.026 thủ tục hành chính. Điều này bảo đảm mọi hồ sơ phát sinh mới đều được số hóa ngay từ đầu, không tạo thêm “kho giấy” trong tương lai.
Dữ liệu được tái sử dụng thay đổi cách làm thủ tục
Một trong những điểm nổi bật là tỷ lệ tái sử dụng dữ liệu đạt hơn 90%, tương ứng với hơn 1,2 triệu lượt hồ sơ. Điều này mang lại thay đổi rõ rệt trong trải nghiệm của người dân: không phải nộp lại các giấy tờ đã có; không phải khai lại thông tin nhiều lần; có thể sử dụng kết quả giải quyết trước đó cho các thủ tục tiếp theo. Trong thực tế, điều này đặc biệt hữu ích với các thủ tục liên quan đến hộ tịch, đất đai, bảo hiểm, đăng ký kinh doanh… là những lĩnh vực có tính lặp lại cao.
Ở góc độ quản lý, việc tái sử dụng dữ liệu giúp giảm đáng kể khối lượng công việc cho cán bộ, hạn chế sai sót do nhập lại thông tin, đồng thời rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ. Có thể nói, khi dữ liệu được khai thác hiệu quả, giá trị của số hóa mới thực sự được phát huy.
Một thay đổi dễ nhận thấy là việc giảm đáng kể giấy tờ trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Nếu trước đây, người dân phải chuẩn bị nhiều loại giấy tờ, thậm chí sao y, chứng thực nhiều lần, thì nay phần lớn thông tin đã được lưu trữ trên hệ thống.
Việc kết nối với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cùng với việc cấp tài khoản định danh điện tử cho toàn bộ người đủ điều kiện, giúp xác thực thông tin nhanh chóng, giảm yêu cầu cung cấp lại giấy tờ. Đây là bước tiến quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính, khi mục tiêu không chỉ là “làm nhanh hơn”, mà là “làm ít giấy tờ hơn”.
Những khó khăn từ thực tế triển khai
Tuy đạt nhiều kết quả tích cực, quá trình số hóa dữ liệu tại Bắc Ninh vẫn đối mặt với không ít khó khăn.
Trước hết là vấn đề không đồng nhất dữ liệu. Việc hợp nhất cơ sở dữ liệu từ hai tỉnh trước sáp nhập cho thấy sự khác biệt về cấu trúc, đặc biệt trong các lĩnh vực phức tạp như đất đai, xây dựng, y tế. Điều này đòi hỏi phải tiếp tục rà soát, chuẩn hóa để bảo đảm dữ liệu có thể sử dụng chung.
Thứ hai là hạn chế về dung lượng và đặc thù hồ sơ. Một số loại tài liệu như bản vẽ xây dựng khổ lớn, hồ sơ kỹ thuật y tế, tài liệu thử nghiệm lâm sàng có dung lượng lớn, khó đáp ứng yêu cầu đính kèm trên hệ thống. Điều này khiến việc số hóa chưa thực sự thuận lợi trong một số lĩnh vực chuyên ngành.
Bên cạnh đó, việc chuyển đổi hệ thống, đặc biệt khi Cổng Dịch vụ công quốc gia đang được nâng cấp, cũng đặt ra yêu cầu mới về đồng bộ dữ liệu hai chiều giữa trung ương và địa phương.
Những vấn đề này cho thấy số hóa không chỉ là công việc một lần, mà là quá trình liên tục cần được cập nhật, điều chỉnh.
Số hóa xong, khai thác thế nào? Một câu hỏi được đặt ra sau 5 năm triển khai là: khi dữ liệu đã được số hóa ở quy mô lớn, làm thế nào để khai thác hiệu quả?
Thực tế cho thấy, nếu dữ liệu chỉ dừng lại ở việc lưu trữ, thì giá trị mang lại còn hạn chế. Chỉ khi dữ liệu được kết nối, chia sẻ và sử dụng trong nhiều quy trình khác nhau, mới tạo ra hiệu quả thực chất.
Tại Bắc Ninh, việc tái sử dụng dữ liệu đã đạt kết quả bước đầu, nhưng vẫn còn dư địa để phát triển: mở rộng kết nối giữa các cơ sở dữ liệu chuyên ngành; tăng cường liên thông với hệ thống của các bộ, ngành; khai thác dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định quản lý. Đây cũng là hướng đi tiếp theo của chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính công.
Sau 5 năm, có thể thấy rõ một chuyển biến: hồ sơ hành chính không còn chỉ là giấy tờ lưu trữ, mà đã trở thành dữ liệu có thể khai thác và tái sử dụng.
Tuy nhiên, để “tài sản số” này phát huy giá trị lâu dài, cần tiếp tục hoàn thiện: chuẩn hóa dữ liệu ngay từ khâu đầu vào; đồng bộ hệ thống giữa các cấp, các ngành; bảo đảm an toàn, an ninh thông tin. Quan trọng hơn, cần thay đổi cách tiếp cận: không chỉ số hóa để quản lý, mà phải số hóa để phục vụ.
Bởi cuối cùng, giá trị của dữ liệu chính là giúp người dân giảm bao nhiêu giấy tờ, doanh nghiệp tiết kiệm bao nhiêu thời gian khi thực hiện thủ tục hành chính. Đó mới là thước đo thực chất cho hiệu quả của chuyển đổi số trong cải cách hành chính hiện nay.
Kim Ngân
