Những năm qua, cải cách hành chính, đặc biệt cải cách thủ tục hành chính luôn được Tỉnh uỷ, UBND tỉnh quan tâm, trực tiếp chỉ đạo và đầu tư nguồn lực lớn, tạo bước chuyển biến mới trong văn hoá ứng xử giữa cơ quan Nhà nước với người dân, doanh nghiệp, đưa Bắc Ninh trở thành điểm đến hấp dẫn, an toàn cho các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Nhiều mô hình mới, sáng kiến sáng tạo, tiên phong đã được tỉnh nghiên cứu, đưa vào áp dụng hiệu quả như: Mô hình Trung tâm Hành chính công cấp tỉnh, cấp huyện và Bộ phận một cửa cấp xã liên thông hiện đại; Mô hình Bác sĩ doanh nghiệp Bắc Ninh; Tổ công tác hỗ trợ doanh nghiệp; Tổ phản ứng nhanh hỗ trợ doanh nghiệp hay Mô hình “4 tại chỗ”, “5 tại chỗ” trong giải quyết thủ tục hành chính.

Mô hình “4 tại chỗ” trong giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận Một cửa các cấp được tỉnh đưa vào áp dụng tại Trung tâm Hành chính công tỉnh và cấp huyện từ năm 2018. Sau gần 3 năm triển khai, mô hình đã đạt được một số kết quả quan trọng, đánh dấu các mốc cải cách trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính nói riêng và cải cách hành chính nói chung trên địa bàn tỉnh. Tuy nhiên, theo thời gian mô hình này bắt đầu phát sinh những bất cập, không tiếp tục đáp ứng được yêu cầu đặt ra theo tình hình thực tế, nhất là tại thời điểm kinh tế số, chính quyền số đang được tích cực đẩy mạnh như hiện nay.

Trước yêu cầu đó, mô hình “5 tại chỗ” chính thức được phê duyệt tại Quyết định số 299/QĐ-UBND ngày 01/9/2021. Đây là phiên bản nâng cấp, cao cấp hơn, thay thế mô hình “4 tại chỗ”. “5 tại chỗ” tương ứng với 5 khâu: “Tiếp nhận - Thẩm định - Phê duyệt - Đóng dấu - Trả kết quả”, toàn bộ quy trình xử lý một hồ sơ thủ tục hành chính được thực hiện khép kín ngay tại hệ thống Bộ phận một cửa.

Từ 01/10/2021, Sở Tư pháp là một trong những đơn vị đi đầu của tỉnh thực hiện giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) theo cơ chế “5 tại chỗ”

Sau hơn 01 năm được phê duyệt và chính thức đưa vào hoạt động, 163 thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của 14 sở, ban, ngành thuộc tỉnh (nhiều nhất là Sở Kế hoạch và Đầu tư với 74 thủ tục hành chính) và 62 thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp huyện được UBND tỉnh phê duyệt, đưa ra thực hiện “5 tại chỗ” tại Trung tâm Hành chính công. Đến nay, mô hình vẫn đang khẳng định được vai trò tích cực cũng như tính ưu việt do cơ chế này mang lại. Bao nhiêu thủ tục hành chính được phê duyệt ứng với bấy nhiêu thủ tục hành chính được rút ngắn thời gian giải quyết, đặc biệt có những thủ tục cắt giảm được 10 ngày giải quyết như Cấp giấy phép xuất bản bản tin hay Cấp văn bản chấp thuận thay đổi nội dung ghi trong giấy phép xuất bản bản tin thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Thông tin và Truyền thông. Nhiều thủ tục được giải quyết ngay trong ngày như Thông báo sửa đổi, bổ sung nội dung chương trình khuyến mại của Sở Công Thương hay Cấp lại Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm đối với cơ sở sản xuất, kinh doanh nông, lâm, thuỷ sản của Ban Quản lý An toàn thực phẩm…giúp người dân, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí, thuận lợi hơn trong giải quyết công việc. Cũng sau hơn 01 năm, gần 25.000 hồ sơ được người dân, doanh nghiệp lựa chọn xử lý theo cơ chế này, nhiều nhất là hai Sở Tư pháp và Công Thương với hơn 22.000 hồ sơ.

Mô hình “5 tại chỗ” ra đời cũng góp phần đẩy mạnh, khuyến khích các cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, từ đó nâng cao tỷ lệ dịch vụ công trực tuyến toàn trình hay một phần của tỉnh. Tính riêng tại Trung tâm Hành chính công tỉnh, năm 2020, tỷ lệ hồ sơ tiếp nhận và giải quyết trực tuyến đạt 27,77%. Đến năm 2021, tỷ lệ này là 41,38% và 44,33% của năm 2022. 9/17 sở, ban, ngành có tỷ lệ giải quyết hồ sơ trực tuyến trên 60% tổng tiếp nhận; 4/17 sở, ngành từ 30 – 50% và 4/17 sở, ngành dưới 30%.

Công khai hơn, minh bạch hơn cũng là kết quả cơ chế “5 tại chỗ” đem lại. Tất cả hồ sơ, giấy tờ liên quan đến thủ tục hành chính đều được scan, đẩy lên môi trường điện tử, thẩm định tại chỗ, ký số và trả trực tiếp tại Trung tâm. Điều này không chỉ giúp Lãnh đạo các đơn vị kiểm soát được việc giải quyết hồ sơ của đơn vị, Trung tâm phát huy được vai trò kiểm tra, giám sát quá trình giải quyết, còn giúp chính người dân, doanh nghiệp nắm bắt được các khâu thông tin về hồ sơ của mình. Qua đó, cũng góp phần thực hiện nhiệm vụ số hoá mà tỉnh và trung ương đang đặc biệt quan tâm triển khai.

Với những kết quả đạt được đến thời điểm hiện tại, cơ chế “ 5 tại chỗ” đã khẳng định tính đúng đắn và cấp thiết khi chuyển đổi, nâng cấp mô hình giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước các cấp của tỉnh từ “4 tại chỗ” sang “5 tại chỗ”. Tuy nhiên, mô hình này đã phát huy được hết tính ưu việt so với đúng định nghĩa hay chưa, đây là điều cần sự nhìn nhận và đánh giá thực sự khách quan hơn của từng chủ thể.

Năm 2021, năm 2022, theo Quyết định số 1200/QĐ-UBND và một số Quyết định liên quan của UBND tỉnh, 138 TTHC được phê duyệt thực hiện “5 tại chỗ”. Kết quả cuối năm 2022, chỉ có 51 thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của 10 sở, ban, ngành phát sinh hồ sơ, trong đó dưới 1.000 hồ sơ có tới 8 đơn vị; 3 đơn vị không phát sinh hồ sơ nào kể từ khi triển khai. 02 sở, ngành còn lại có số lượng hồ sơ trên 1.000 cũng chỉ tập trung vào 2 thủ hành chính: Với Sở Tư pháp là thủ tục Cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho công dân Việt Nam, người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam; Với Sở Công Thương là thủ tục liên quan đến hoạt động đăng ký khuyến mại. Đây đều là những thủ tục công dân, tổ chức vẫn thường xuyên thực hiện và không có thay đổi nhiều ngoài việc uỷ quyền cho công chức tiếp nhận trực tiếp thực hiện thẩm định hồ sơ. Đầu năm 2023, UBND tỉnh tiếp tục ban hành Quyết định số 1653/QĐ-UBND phê duyệt danh mục thủ tục hành chính bổ sung thực hiện theo cơ chế “5 tại chỗ”, tại cấp tỉnh bổ sung thêm 25 thủ tục hành chính. Tổng cộng, đến nay 163 thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế này tại cấp tỉnh. Tuy nhiên, hơn 96% trên tổng số thủ tục ấy chỉ mới dừng lại ở việc cắt giảm thời gian giải quyết chứ chưa đạt đến mức độ giải quyết ngay trong ngày. Do vậy, về khách quan, mức độ hiệu quả này chỉ mới phù hợp với nhiệm vụ cắt giảm, đơn giản hoá thủ tục hành chính.

Đối với danh mục thủ tục hành chính được UBND tỉnh phê duyệt, có một số thủ tục hành chính đăng ký chỉ mang tính hình thức, ít phát sinh hồ sơ. Trong quá trình kiểm tra thực hiện, vẫn xuất hiện tình trạng người dân, tổ chức phải đi lại nhiều lần để thực hiện một thủ tục hành chính.

Về nguyên nhân, có thể gói gọn ở một số vấn đề sau:

Một là, hầu hết các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp tỉnh đều yêu cầu thẩm định, xác minh thực địa, do vậy hiệu quả mô hình “5 tại chỗ” khó phát huy được hết trong toàn bộ quá trình.

Hai là, trong cuộc sống có mối quan hệ đan xen, zich zac, trong môi trường công việc cũng vậy. Bất kỳ một sự vật, hiện tượng nào muốn phát huy tối đa hiệu quả, cần phát triển đồng bộ tất cả các vấn đề xung quanh, liên quan đến sự vật, hiện tượng đó. Thực hiện cơ chế “5 tại chỗ” không chỉ là vấn đề của chủ thể thực hiện thủ tục hành chính và chủ thể tham gia thực hiện thủ tục hành chính, đó còn là các vấn đề liên quan đến chính sách triển khai, hạ tầng công nghệ, cơ sở vật chất… Tất cả cần đồng bộ, phù hợp với con người, với hiện trạng và đáp ứng được đầy đủ yêu cầu.

Nghiên cứu, tìm ra một mô hình mới hay tiếp tục triển khai mô hình này? Và nếu tiếp tục triển khai cần chú trọng tới những yếu tố nào để đẩy mạnh hiệu quả mô hình theo hướng thực chất chứ không chỉ dừng lại ở số lượng. Với quan điểm của mình, tôi xin tham luận một số giải pháp như sau:

- Trước tiên, với vai trò là đơn vị độc lập, theo dõi, giám sát việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của các đơn vị; đồng thời trực tiếp hướng dẫn, hỗ trợ người dân, doanh nghiệp trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, Trung tâm Hành chính công cần khách quan giám sát chặt chẽ các hoạt động liên quan đến thủ tục hành chính của các sở, ngành; lắng nghe hơn nữa tiếng lòng của người dân; tự đặt địa vị cá nhân là người tham gia giao dịch thủ tục hành chính, phát hiện ra cái khó của doanh nghiệp, từ đó báo cáo và tham mưu UBND tỉnh theo hướng thực chất, bám sát thực tế, không ngại va chạm quyền lợi các sở ngành.

- Đề xuất UBND tỉnh chỉ đạo khẩn trương hoàn thiện xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin theo hướng Đơn – Đẹp – Tiện. Giao diện không chỉ cần đẹp, bắt mắt mà cấu hình phải thật đơn giản, dễ sử dụng; các tiện ích đi kèm như thanh toán phí, lệ phí phải set up nhiều hình thức lựa chọn hay chức năng đính kèm hồ sơ phải có dung lượng lớn, hướng dẫn chi tiết từng bước cụ thể…

- Rà soát lại danh mục thủ tục hành chính đã phê duyệt và tiếp tục rà soát những thủ tục hành chính chưa có trong danh mục, chú trọng vào chất lượng và sự phù hợp khi lựa chọn bất kỳ một thủ tục hành chính nào để thực hiện theo cơ chế “5 tại chỗ”. Xây dựng hệ thống tiêu chí cụ thể trước khi lựa chọn và cam kết của các đơn vị sau khi thủ tục hành chính đó được đưa vào triển khai. Các tiêu chí cần mang tính khách quan, rõ ràng, không áp đặt chỉ tiêu theo hướng phạt mà nên có những hình thức khuyến khích, điểm thưởng đối với những đơn vị triển khai thực chất, đem lại hiệu quả thực sự rõ rệt cho người dân và doanh nghiệp.

* Trích bài tham luận tại Hội thảo khoa học Trung tâm Hành chính công năm 2023

Tin hoạt động của Trung tâm